Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej

Z kasy walutowej wypłacono pracownikowi zaliczkę w euro na przewidywane koszty zagranicznej podróży służbowej. Niewykorzystaną część zaliczki pracownik zwrócił do kasy. Po jakim kursie należy ująć zaliczkę i jej rozliczenie w księgach rachunkowych?

Dla celów bilansowych operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych wycenia się, zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, na dzień ich przeprowadzenia po kursie:

• faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,
   
• średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu faktycznego, a także w przypadku pozostałych operacji.

Jeśli jednostka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w euro, to należy wycenić ją po średnim kursie ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty (art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Ten sam kurs należy zastosować do wyceny niewykorzystanej części zaliczki zwróconej przez pracownika. Natomiast rozliczenie kosztów podróży odbywa się z zastosowaniem średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia.

Przyjęty do wyceny zaliczki kurs waluty obcej najczęściej różni się od kursu, po którym następuje rozliczenie kosztów podróży. Jeśli kurs zastosowany do wyceny zaliczki był niższy od kursu, po którym nastąpiło rozliczenie kosztów podróży, to powstaną dodatnie różnice kursowe. W sytuacji odwrotnej, gdy koszty podróży rozliczono po kursie niższym od kursu zastosowanego do wyceny zaliczki, powstaną ujemne różnice kursowe. Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości, różnice te stanowią odpowiednio przychody lub koszty finansowe. Dodatnie różnice kursowe ewidencjonuje się na koncie 75-0 "Przychody finansowe", a ujemne różnice kursowe na koncie 75-1 "Koszty finansowe".

Należy pamiętać o wyliczeniu różnic kursowych od własnych środków pieniężnych. Wyceny rozchodu waluty z kasy, zgodnie z art. 34 ust. 4 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości, dokonuje się z zastosowaniem wybranej metody: średniej ważonej, FIFO (rozchód waluty odbywa się kolejno po kursach walut nabytych najwcześniej) lub LIFO (rozchód waluty wycenia się począwszy od kursu walut nabytych najpóźniej).

Przykład Założenia Jednostka wypłaciła 8 kwietnia 2016 r. pracownikowi z kasy walutowej zaliczkę na koszty podróży służbowej do Niemiec w kwocie 800 euro. W tym dniu w kasie znajdowało się 1.000 euro wycenione po kursie 4,1802 zł/euro. Zaliczkę wyceniono po średnim kursie NBP z dnia 7 kwietnia 2016 r. tj. 4,1602 zł/euro.   Pracownik rozliczył się z zaliczki 15 kwietnia 2016 r. Koszty podróży wyniosły 789 euro. Wyceniono je po średnim kursie NBP z dnia 14 kwietnia 2016 r., czyli 789 euro × 4,1535 zł/euro = 3.277,11 zł. Pracownik zwrócił do kasy 11 euro.   Jednostka ewidencjonuje koszty działalności operacyjnej na kontach zespołu 4. Przyjęte kursy walut są przykładowe. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. KW - wypłata zaliczki: 800 euro × 4,1602 zł/euro = 3.328,16 zł 23-4 10-1 2. PK - rozliczenie kosztów podróży:     789 euro × 4,1535 zł/euro =  3.277,11 zł 40 23-4 3. KP - zwrot zaliczki: 11 euro × 4,1602 zł/euro =  45,76 zł 10-1 23-4 4. PK - rozliczenie różnic kursowych:          a) na rozrachunkach:        789 euro × (4,1602 zł/euro - 4,1535 zł/euro) = 5,29 zł 75-1 23-4    b) od własnych środków pieniężnych:        789 euro × (4,1802 zł/euro - 4,1602 zł/euro) = 15,78 zł 75-1 10-1 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)