Ewidencja i rozliczenie wydatków służbowych uregulowanych przez pracownika firmową kartą płatniczą

Nasi pracownicy posiadają karty płatnicze, którymi regulują różne zobowiązania pieniężne podczas zagranicznych podróży służbowych. Na jakich kontach rozliczać przeprowadzone transakcje? Data obciążenia bankowego rachunku bieżącego prowadzonego w złotówkach jest późniejsza niż data wystawienia faktury. Czy w związku z tą operacją powstaną różnice kursowe?

W przypadku zagranicznych podróży służbowych, obciążenie rachunku bieżącego jednostki i tym samym rozliczenie operacji zapłaty przy użyciu karty płatniczej dokonywane jest przez bank po obowiązującym kursie w dniu rozliczenia dokonanych transakcji. Jeśli jednostka posiada wyłącznie rachunek złotówkowy, to kursem takim będzie kurs sprzedaży banku, czyli kurs faktycznie zastosowany. Z uwagi na to, że do wyceny kosztów podróży służbowych wyrażonych w walucie obcej oraz do przeliczenia tego kosztu w dniu rozliczenia płatności kartą płatniczą przez bank zastosowanie mają różne kursy walut, powstaną różnice kursowe, które zalicza się do przychodów lub kosztów finansowych (por. art. 30 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Druki do rozliczania podróży służbowych dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Podatki dochodowe

Operacje zapłaty zobowiązań pieniężnych za pomocą kart płatniczych, którymi dysponują pracownicy, można ujmować w księgach rachunkowych za pośrednictwem konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub też na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami). Wydatki z tytułu podróży służbowych zarówno krajowych, jak i zagranicznych, zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Wydatki te mogą być ujmowane np. na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Podróże służbowe) lub na koncie syntetycznym 40-9 "Koszty podróży służbowych".

Ewidencję księgową wydatków służbowych uregulowanych przez pracownika firmową kartą płatniczą i ich rozliczenie przedstawiono na przykładzie.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego otrzymał od pracodawcy kartę płatniczą celem regulowania wydatków służbowych podczas odbywanych podróży służbowych. Jednostka posiada wyłącznie rachunek złotówkowy.
    
2. Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową. Wydatki jednostki z tytułu tej podróży wyniosły: 300 EUR, w tym:
    
   a) koszty noclegu: 150 EUR, zapłacone przez pracownika z rachunku firmy za pomocą karty płatniczej w dniu 20 stycznia 2016 r.,
    
   b) koszty paliwa do samochodu służbowego: 50 EUR, zapłacone przez pracownika z rachunku firmy za pomocą karty płatniczej w dniu 19 stycznia 2016 r.,
    
   c) dieta: 100 EUR.
    
3. Pracownik rozliczył delegację 22 stycznia 2016 r. Koszty przeliczono na złote po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika rozliczenia delegacji, tj. 21 stycznia 2016 r., który wynosił: 4,30 zł/EUR (kurs przykładowy).
    
4. Jednostka otrzymała z banku wyciąg, z którego wynika, że kwotę: 150 EUR bank przeliczył po kursie sprzedaży wynoszącym: 4,31 zł/EUR, zaś kwotę: 50 EUR po kursie: 4,36 zł/EUR. W tej sytuacji powstały różnice kursowe przypadające na kwoty opłacone firmową kartą płatniczą w wysokości:
    
   a) 150 EUR × (4,31 zł/EUR - 4,30 zł/EUR) = 1,50 zł (ujemna różnica kursowa)
    
   b) 50 EUR × (4,36 zł/EUR - 4,30 zł/EUR) = 3,00 zł (ujemna różnica kursowa).
    
5. Dietę wypłacono w złotówkach.
    
6. Operacje zapłaty zobowiązań pieniężnych za pomocą kart płatniczych, którymi dysponują pracownicy, jednostka ujmuje za pośrednictwem konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami). Koszty działalności operacyjnej rozliczane są w jednostce wyłącznie na kontach zespołu 4. Jednostka ujmuje wydatki dotyczące podróży służbowych na koncie analitycznym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: