Jak przeprowadzić korektę związaną z podwójnym zaksięgowaniem tej samej faktury?

W maju 2016 r. zauważyłam, że w lutym 2016 r. zaksięgowałam przez pomyłkę dwukrotnie tę samą fakturę za zakup usługi. W jaki sposób powinnam skorygować ten błąd w księgach rachunkowych prowadzonych komputerowo? Czy powinnam cofnąć się do lutego br., czy korektę przeprowadzić na bieżąco?

Jednostka prowadząc księgi rachunkowe, musi dbać o to, aby były one rzetelne i bezbłędne. Za rzetelne uważa się księgi, gdy dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Z kolei za prowadzone bezbłędnie uznaje się te księgi rachunkowe, do których wprowadzono kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, a także gdy zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Stanowi o tym art. 24 ust. 2-3 ustawy o rachunkowości.

Jeśli księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, to przy dokonywaniu korekty błędnych zapisów stosuje się zasady określone w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Korekta tylko zapisami dodatnimi polega na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych storna czarnego. Za pomocą tego storna dokonuje się zapisu korygującego na tych samych kontach, na których nastąpiło uprzednio błędne księgowanie, lecz po ich przeciwnych stronach. Ponieważ zapis ten zawyża obroty na kontach, wskazane jest dokonanie dodatkowo tzw. zapisu technicznego, który wprowadza się po obu stronach tego samego konta, tymi samymi kwotami, lecz ze znakiem minus.

Korekta zapisami tylko ujemnymi polega natomiast na ujęciu w księgach storna czerwonego. Przy stornie tym zapis korygujący wprowadza się do ksiąg rachunkowych poprzez dokonanie księgowania za pomocą liczb ujemnych na tych samych kontach i po tych samych stronach kont, na których nastąpiło błędne księgowanie (przykład). W tym przypadku na kontach nie zostają zawyżone obroty, gdyż storno czerwone eliminuje z obrotów konta (kont) kwoty błędnie zaksięgowane. Nie ma więc potrzeby dokonywania dodatkowo tzw. zapisu technicznego.

Jednostka, o której mowa w pytaniu, korekty powinna dokonać na bieżąco, tj. w miesiącu, w którym błąd został wykryty. Podstawą skorygowania błędnie dokonanego zapisu może być sporządzony przez nią dowód "PK - Polecenie księgowania".

Przykład Założenia W jednostce w lutym 2016 r. zaksięgowano przez pomyłkę dwukrotnie tę samą fakturę dokumentującą zakup usługi. Wartość brutto faktury wynosiła 1.107 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu 207 zł).   Błąd zauważono w maju 2016 r. i w tym miesiącu wprowadzono do ksiąg rachunkowych za pomocą storna czerwonego dowód PK zawierający korekty błędnych zapisów.   Jednostka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4.   W przykładzie pominięto kwestie dotyczące korekty rozliczeń z urzędem skarbowym z tytułu VAT i podatku dochodowego. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - korekta błędnego zapisu za pomocą storna czerwonego dotycząca faktury zakupu usługi:              a) wyksięgowanie wartości brutto  (-) 1.107 zł 30 21    b) wyksięgowanie VAT naliczonego (-) 207 zł 22-2 30    c) wyksięgowanie wartości netto (-) 900 zł 40 30 Księgowania