Zapisy korygujące, gdy sprawozdanie finansowe jest już zatwierdzone

Jeśli jednostka wykryje błąd w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym, wówczas jego korektę powinna przeprowadzić na bieżąco zgodnie z zasadami określonymi w art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że jeżeli po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego jednostka otrzyma informacje o zdarzeniach mających istotny wpływ na to sprawozdanie, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała. Oznacza to, że błędy, które jednostka wykryje w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym za 2015 r. oraz w sprawozdaniach za lata wcześniejsze, trzeba skorygować w księgach 2016 r.

Gdy sprawozdanie finansowe jest już zatwierdzone, nie można w nim dokonywać żadnych zmian ani korygować zapisów w zamkniętych księgach.

O sposobie przeprowadzenia w księgach rachunkowych korekty decyduje istotność błędu. Jeśli w ocenie jednostki błąd jest na tyle istotny, że nie można uznać zatwierdzonego sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za rzetelnie i jasno przedstawiające sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (stratę) z lat ubiegłych". Tak stanowi art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Korektę taką wprowadza się do ksiąg rachunkowych zapisem:

a) korekta zwiększająca koszty lub zmniejszająca przychody

- Wn konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" (w analityce: Skutki błędów z lat ubiegłych),

- Ma konto zespołu 0, 1, 2, 3 itd. - w zależności od przyczyny błędu,

b) korekta zmniejszająca koszty lub zwiększająca przychody

- Wn konto zespołu 0, 1, 2, 3 itd. - w zależności od przyczyny błędu,

- Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" (w analityce: Skutki błędów z lat ubiegłych).

Gdyby błąd nie został przez jednostkę uznany za istotny, a jego skutki dotyczyłyby działalności operacyjnej, to należałoby go skorygować za pośrednictwem kont pozostałych przychodów operacyjnych lub pozostałych kosztów operacyjnych.

Trzeba pamiętać, że opisany sposób dokonywania korekt w zamkniętych księgach rachunkowych dotyczy wyłącznie tych sytuacji, gdy korekta błędu ma wpływ na wynik finansowy. Jeżeli korekta błędu polega m.in. na przeksięgowaniu pomiędzy danymi grupami aktywów (np. z materiałów na towary, ze środków trwałych na wartości niematerialne i prawne, ze środków pieniężnych w kasie na środki pieniężne na rachunku bankowym itp.) lub pomiędzy kontami rozrachunkowymi, to należy wprowadzić ją do ksiąg rachunkowych na zasadach ogólnych.