Metody ewidencji zapasów towarów w detalu stosowane w praktyce

Sprzedaż detaliczna jest to sprzedaż związana z indywidualnym klientem, finalnym odbiorcą. Zazwyczaj jest sprzedażą gotówkową. Stanowi ostatni szczebel obrotu towarowego. Sprzedaż detaliczna prowadzona jest w punktach sprzedaży detalicznej (sklepach), w zakładach produkcyjnych lub hurtowniach, które mogą prowadzić również sprzedaż bezpośrednią dla indywidualnych klientów, są to także stołówki, bufety pracownicze lub zakłady gastronomiczne. Jednostki handlu detalicznego sprzedają towary po cenie, w której uwzględniają swoją marżę, zwaną marżą detaliczną.

Ewidencja wartościowa zapasów towarów jest przewidziana wyłącznie dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, w której przedmiotem zapisów księgowych są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu, np. w magazynie pomocniczym sklepu lub magazynie rozdzielczym przyjmującym całość dostaw towarów z zakupów i rozdzielającym te towary na dostawy wewnętrzne do własnych sklepów firmy. Wraz z towarami ewidencja wartościowa obejmuje przychody, rozchody i stany opakowań znajdujących się w obrocie detalicznym. Ten sposób ewidencji jest przewidziany do stosowania w placówkach handlu detalicznego o szerokim asortymencie towarów, niekiedy różnych branż, prowadzonych według tradycyjnych form organizacji sprzedaży i obsługi klientów. Zaletą ewidencji wartościowej jest znaczne ograniczenie pracochłonności i zarazem prostota stosowania jej w praktyce. Daje możliwość skutecznego sprawowania kontroli osób z powierzonego im mienia, pod warunkiem, że każda zmiana stanu ilościowego zapasów, także obniżka lub podwyżka cen zostanie wprowadzona do ksiąg rachunkowych.

Stosowanie natomiast metody ewidencji ilościowo-wartościowej jest konieczne wówczas, gdy zachodzi potrzeba:

• otrzymania dokładnych danych o stanie i zmianach zapasów poszczególnych asortymentów towarów, zwłaszcza gdy są to artykuły szczególnie cenne albo
   
• pogłębienia lub sprawowania kontroli w sposób ciągły ilościowego stanu, przychodów i rozchodów lub
   
• obniżenia względnie zwiększenia wartości poszczególnych asortymentów towarów.

W placówkach handlu detalicznego istnieje również możliwość rezygnacji z bieżącej ewidencji zapasów towarów. Kierownik jednostki, stosując art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, może ustalić odpisywanie w koszty wartości towarów na dzień ich zakupu, połączone z ustaleniem stanu tych składników aktywów i jego wyceną oraz korektą kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. Oznacza to, że wartość towarów na dzień przyjęcia ich dostawy zalicza się w koszty w wartości w cenach zakupu wynikających z faktury wystawionej przez dostawcę. Ustalenie stanu tych towarów i jego wycena, a w ślad za tym korekta kosztów o wartość tego stanu, powinna nastąpić nie później niż na dzień bilansowy. Należy jednak zauważyć, że ustawa o rachunkowości nie podaje częstotliwości korekty kosztów o wartość stanu zapasów. Mówi tylko, iż należy jej dokonać nie później niż na dzień bilansowy. Można więc przyjąć, iż dla celów bilansowych różnice w stanie składników aktywów obrotowych mogą być ustalane raz na koniec roku obrotowego, co kwartał lub nawet raz w miesiącu - jeżeli jednostka taką zasadę przyjmie. Natomiast organy podatkowe wskazują, że w celu prawidłowego ustalenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy podatnicy, odpisujący towary bezpośrednio w koszty na dzień ich zakupu, powinni sporządzać inwentaryzację tych towarów (wraz z korektą kosztów) na koniec każdego okresu sprawozdawczego, za który ustalana jest zaliczka na podatek dochodowy, tj. odpowiednio na koniec każdego miesiąca lub kwartału (w przypadku podatników opłacających zaliczki kwartalne).