Ewidencja księgowa kosztów remontu samochodu ciężarowego

Koszt zakupionego przez jednostkę kompresora do samochodu ciężarowego wyniósł ok. 9 tys. zł. Czy taką drogą część powinniśmy zaksięgować bezpośrednio w koszty? Czy wydatek ten należy uznać za remont, czy ulepszenie? W jaki sposób ująć ten koszt w księgach rachunkowych?

Z punktu widzenia prawa bilansowego wysokość wydatków (cena nabycia) na część samochodową, o której mowa w pytaniu, nie ma wpływu na sposób kwalifikowania nakładów na jej zakup. Najistotniejsza jest ocena, czy nakłady te można uznać za remont, czy też ulepszenie środka trwałego.

Remontem są wszystkie zmiany przywracające pierwotną zdolność użytkową środka trwałego utraconą na skutek upływu czasu i jego zużycia. Jako remont można potraktować nakłady poniesione na środek trwały, które mają jedynie charakter odtworzeniowy, a ich celem jest przywrócenie pierwotnego stanu technicznego środka trwałego. Remont nie powoduje zmiany charakteru i funkcji remontowanego obiektu, lecz umożliwia wykorzystywanie zgodnie z jego gospodarczym przeznaczeniem i następuje w trakcie jego eksploatacji. Przy remoncie mogą być ponadto stosowane inne materiały niż użyto pierwotnie, odpowiadające aktualnym standardom technologicznym.

Sam fakt, iż cena zakupionej części do samochodu jest wysoka, nie powinien mieć wpływu na ocenę charakteru tego wydatku. Wysoka cena nie rozstrzyga również o sposobie jego ewidencji księgowej. Jeśli jednostka zakupiła nową część do samochodu (kompresor) o takich samych parametrach i przeznaczeniu jak poprzednia, ponieważ "stara" uległa zepsuciu na skutek zużycia, a efektem dokonanej wymiany jest wyłącznie naprawa tego samochodu (tj. odtworzenie stanu pierwotnego), to wydatek taki zalicza się w ciężar kosztów bieżącego okresu jako koszty remontu. O tym, czy poniesione nakłady stanowią wydatki na remont, czy też będą uznane za nakłady na ulepszenie środka trwałego decyduje zakres przeprowadzonych przez jednostkę robót.

Nakłady remontowe nie powodują zwiększenia wartości początkowej środka trwałego.

Koszty remontu zasadniczo odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki (na odpowiednie konto zespołu 4 i 5). Na podstawie dowodów dokumentujących wydatki na remont, ich koszt ujmuje się zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma konto np. zespołu 1, 2 lub 3

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Nie rozlicza się w czasie bieżących remontów, które są konsekwencją eksploatacji środków trwałych, a koszt tych remontów z roku na rok jest zbliżony. Uzasadnione jest natomiast rozliczanie w czasie, za pomocą konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" remontów, których wartość w ocenie jednostki jest istotna. Dotyczy to przede wszystkim remontów, z których korzyści są odczuwalne również w następnych latach obrotowych, a uwzględnienie ich jednorazowo w kosztach mogłoby zniekształcić wynik finansowy danego okresu. W szczególności może to dotyczyć kosztów remontów kapitalnych, które z reguły są znaczne kwotowo i przeprowadzane są co kilka lat.

W przypadku prowadzenia rachunku kosztów na kontach zespołu 4 i 5, ewidencja księgowa nakładów związanych z remontem środka trwałego, jeżeli decyzją jednostki będzie on rozliczany w czasie, może przebiegać następująco:

1) wartość nakładów poniesionych na remont środka trwałego na podstawie dowodów źródłowych:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma różne konta zespołu 1, 2 lub 3.

2) PK - przeniesienie kosztów remontu do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

3) PK - odpis kosztów remontu w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy:

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Kierownik jednostki, podejmując decyzję o aktywowaniu kosztów remontu, powinien zachować ostrożność i nie wydłużać nadmiernie czasu ich odpisywania. Przyjmuje się, że okres rozliczania kosztów remontu nie powinien przekraczać 3-5 lat, tj. odpowiadać cyklowi remontów.

W sytuacji gdy remont środka trwałego jest wykonywany przez jednostkę we własnym zakresie, ujęciu w księgach rachunkowych podlegają wszystkie koszty poniesione na ten remont, w tym m.in. zużyte materiały, wynagrodzenia pracowników wykonujących prace remontowe, narzuty na te wynagrodzenia w części obciążającej pracodawcę oraz inne koszty.