Koszt ubezpieczenia budynków firmowych

Jednostka opłaciła polisę ubezpieczeniową dotyczącą firmowych budynków, obowiązującą od lipca 2016 r. do czerwca 2017 r. Czy jej koszt należy rozliczać w czasie, czy też jako kwotę nieistotną można ująć ją w księgach rachunkowych jednorazowo? Koszty działalności operacyjnej w jednostce rozliczane są tylko w układzie rodzajowym.

Co do zasady jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Wynika to z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Generalnie odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się co miesiąc. W przypadku jednak gdy koszty przyszłych okresów w ocenie jednostki stanowią kwotę nieistotną, wydatki te nie muszą być rozliczane co miesiąc. Mogą one w części dotyczącej danego roku zostać ujęte w kosztach jednorazowo. Przy czym stosowane rozwiązanie w tym zakresie powinno zostać zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości. Zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy.

Trzeba wskazać, że dla celów podatku dochodowego koszty uzyskania przychodów pośrednio związane z przychodami, np. wydatki na ubezpieczenie, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Wynika to z art. 15 ust. 4d ustawy o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.) oraz art. 22 ust. 5c ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

W opisanej w pytaniu sytuacji polisa dotyczy dwóch lat kalendarzowych, tj. 2016 i 2017. W takim przypadku można zastosować uproszczenie polegające na ujęciu w księgach 2016 r. kosztów ubezpieczenia w części dotyczącej 2016 r., a w styczniu 2017 r. zaksięgowaniu tej części kosztów, która dotyczy tego roku.

Koszty ubezpieczenia, na podstawie polisy, w omawianym przypadku można ująć zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty),

- Ma konto 24 "Pozostałe koszty" (w analityce: Ubezpieczyciel).

Wydatki na polisę w części dotyczącej 2017 r., czyli 6/12 kosztów ubezpieczenia, należy zarachować do rozliczenia w czasie, zapisem:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

W styczniu 2017 r. jednostka zaewidencjonuje do kosztów operacyjnych pozostałą do rozliczenia część wydatków poniesionych na ubezpieczenie, czyli 6/12 kwoty, którą zapłacono za ubezpieczenie majątku firmowego.

Przykład Założenia Jednostka zawarła umowę ubezpieczenia budynku firmowego. Polisa obejmuje okres od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2017 r., a roczna składka wynosi 1.800 zł.    Zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości wydatek ten jest nieistotny i zostanie rozliczony proporcjonalnie na lata, których dotyczy.   Jednostka rozlicza koszty działalności operacyjnej tylko w układzie rodzajowym. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - polisa ubezpieczeniowa: 1.800 zł 40 24 2. PK - zarachowanie kwoty dotyczącej 2017 r. do rozliczenia w czasie: 1.800 zł × 6/12 = 900 zł 64-0 49 Księgowania W księgach rachunkowych stycznia 2017 r. jednostka przeksięguje kwotę 900 zł zapisem:      - Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",      - Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".