Faktury prognozy za media

W lipcu 2016 r. otrzymaliśmy 6 faktur prognozujących zużycie energii elektrycznej. Wszystkie zostały wystawione w dniu 4 lipca 2016 r., z tym że na każdej figuruje inny miesiąc sprzedaży oraz inny okres, którego dotyczy szacunek (tj. za 07/2016, 08/2016, 09/2016, 10/2016, 11/2016 i 12/2016). W jaki sposób ująć te faktury w księgach rachunkowych, jeśli koszty działalności operacyjnej ewidencjonujemy tylko w zespole 4?

Koszty mediów, np. dotyczące zużycia energii elektrycznej, ujmuje się w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli w okresie, którego dotyczą. Z pytania wynika, że jednostka otrzymała w lipcu br. faktury, które prognozują zużycie energii elektrycznej za okres od lipca do grudnia 2016 r. Koszty w części od sierpnia do grudnia br. dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. W związku z tym należy je aktywować jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Jednostka powinna zatem koszt wynikający z faktur prognoz za energię ująć w księgach rachunkowych miesiąca, w którym je wystawiono, tj. w lipcu 2016 r. Koszt dotyczący okresu sierpień-grudzień 2016 r. należy równolegle zarachować do rozliczenia w czasie na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Faktury prognozy za zużycie energii elektrycznej w okresie lipiec-grudzień 2016 r. należy więc ująć:

a) zobowiązanie brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

d) przeniesienie do rozliczenia w czasie kosztu zużycia energii za okres od sierpnia do grudnia br.

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Zaliczenie opłaty za energię w koszty okresu, którego dotyczy, tj. odpowiednio do sierpnia 2016 r., do września 2016 r. itd., będzie przebiegać zapisem:

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Warto zaznaczyć, że jeśli faktura prognoza spełnia warunki do uznania jej za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.), to podatnik ma prawo do odliczenia VAT na podstawie takiej faktury w rozliczeniu za okres, w którym została ona wystawiona, nie wcześniej niż w okresie, w którym ją otrzymał (tutaj w lipcu 2016 r.). Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 28 kwietnia 2014 r., nr ITPP2/443-154/14/EK.