Rezerwy na naprawy gwarancyjne

Jesteśmy dostawcą sprzętu AGD, na który udzielane są kilkuletnie gwarancje. Jak ująć w księgach i rozliczać rezerwę na naprawy gwarancyjne? Ewidencję kosztów prowadzimy na kontach zespołu 4 i 5.

W podmiotach sprzedających towary lub produkty długotrwałego użytku, na które udzielane są gwarancje, może w okresie objętym tymi gwarancjami pojawić się konieczność naprawy lub wymiany tych towarów lub produktów. Z tego tytułu jednostki ponoszą koszty napraw gwarancyjnych, na które należy w księgach rachunkowych utworzyć rezerwę. Dokonuje się jej w formie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, w sposób wskazany w art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Na mocy tego przepisu, jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń m.in. wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.

Ustalając wysokość takiej rezerwy, uwzględnia się wartość sprzedaży towarów lub produktów objętych gwarancją oraz dane dotyczące rzeczywistych kosztów napraw gwarancyjnych za lata poprzednie. Ewidencjonuje się ją po stronie Ma konta 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Drugostronnie obciąża ona koszty sprzedaży. Trzeba pamiętać, że rezerwa ta nie stanowi kosztu podatkowego. Z tego względu wskazane jest ujmować ją w ewidencji analitycznej jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (NKUP). W jednostce, która prowadzi pełny rachunek kosztów działalności operacyjnej, utworzenie rezerwy może przebiegać zapisem:

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" (w analityce: Rezerwy na koszty - NKUP),

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Rozliczenie rezerwy na naprawy gwarancyjne następuje z chwilą poniesienia kosztów napraw gwarancyjnych. Wówczas dokonuje się jej rozwiązania w kwocie odpowiadającej rzeczywiście poniesionym kosztom. W jednostce stosującej równocześnie konta zespołu 4 i 5 można dokonać następującego księgowania:

- Wn konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 52 "Koszty sprzedaży" (w analityce: Rezerwy na koszty - NKUP).

Rezerwa taka podlega rozwiązaniu również wtedy, gdy upłynął okres, na jaki udzielono gwarancji. Odpisuje się ją wówczas w kwocie odpowiadającej niewykorzystanej części biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Przykład Założenia Jednostka handlowa sprzedaje lodówki, na które udzielana jest 36-miesięczna gwarancja. Na początek 2015 r. stan rezerw na naprawy gwarancyjne wynosił 0 zł. Na dzień 31 grudnia 2015 r. wyceniła ona bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów na naprawy gwarancyjne w kwocie 27.000 zł, na podstawie rzeczywiście ponoszonych kosztów z tego tytułu w latach poprzednich. Rezerwę tę zaksięgowano zapisem:   - Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" (w analityce: Rezerwy na koszty - NKUP),   - Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".   Od stycznia do lipca 2016 r. - tj. w okresie gwarancji - jednostka otrzymała od firmy dokonującej napraw gwarancyjnych faktury za naprawy lodówek o łącznej wartości brutto 14.145 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu 2.645 zł).    Jednostka ewidencjonuje koszty działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 i 5. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktury za naprawy lodówek w okresie gwarancji (dla uproszczenia w łącznej kwocie):          a) wartość brutto usług 14.145 zł 30 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 2.645 zł 22-2 30    c) wartość netto usług 11.500 zł 40 30 oraz równolegle 11.500 zł 52 49 2. PK - rozliczenie rezerwy na koszty napraw gwarancyjnych: 11.500 zł 64-1 52 Księgowania