Ewidencja faktury zaliczkowej

Otrzymaliśmy od kontrahenta zaliczkę na przyszłą dostawę towarów. Jak ująć w księgach rachunkowych fakturę zaliczkową i fakturę końcową wystawioną po zrealizowaniu dostawy?

Wpływ od kontrahenta zaliczki na poczet dostaw towarów, materiałów lub usług, których wykonanie nastąpi w następnych okresach rozliczeniowych, można ująć:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

Otrzymanie przez podatnika VAT zaliczki (przedpłaty czy zadatku) na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług wiąże się generalnie z powstaniem obowiązku podatkowego, co wynika z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Jednocześnie podatnik przyjmujący zaliczkę jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie należności przed wydaniem towaru/świadczeniem usługi (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura ta powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur (por. art. 106f ust. 3-4 ustawy o VAT).

Wystawioną fakturę zaliczkową sprzedawca ujmuje w księgach rachunkowych, uwzględniając art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości - jako rozliczenia międzyokresowe przychodów, zapisem:

a) wartość brutto faktury (w kwocie otrzymanej zaliczki)

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami",

b) VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość netto otrzymanej zaliczki

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

Po realizacji świadczenia, czyli pod datą dostawy towaru lub wykonania usługi, której zaliczka dotyczyła, kwotę ujętą na koncie 84 zarachowuje się do przychodów, zapisem:

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

- Ma konto 70-0 "Sprzedaż produktów" lub konto 73-0 "Sprzedaż towarów" albo 76-0 "Pozostałe przychody
  operacyjne".