Próbki wyrobów gotowych dla kontrahentów

Firma przekazała nieodpłatnie próbki wyrobu gotowego kontrahentowi. Jak zaewidencjonować w księgach rachunkowych ich rozchód z magazynu, skoro wyroby ujmujemy w księgach w stałych cenach ewidencyjnych, a koszty działalności operacyjnej księgujemy na kontach zespołu 4 i 5?

Jednostki w ramach reklamy mogą przekazywać kontrahentom próbki wyrobów gotowych. W jednostkach produkcyjnych prowadzących pełny rachunek kosztów wartość przekazanych na cele reklamy produktów można ujmować na dwa sposoby.

Jednym z nich jest ewidencja tych kosztów wyłącznie na kontach zespołu 5. Wtedy wartość przekazanych próbek wyrobów gotowych odnosi się na konto 52-7 "Koszty sprzedaży" lub na konto 55 "Koszty zarządu", jeśli nie wydzielono w ramach zespołu 5 kosztów sprzedaży. Wówczas nie dochodzi do wyjścia przekazanych wyrobów gotowych (próbek) z kręgu kosztów, więc ich wartości nie trzeba ujmować na kontach obrotów wewnętrznych (przykład).

Drugim sposobem jest ujęcie kosztów tych próbek na kontach obu zespołów, tj. 4 i 5. Wartość tych próbek jednostka może ująć w zespole 4 na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy). Natomiast w zespole 5 ujmuje się je na koncie 52-7 "Koszty sprzedaży" lub na koncie 55 "Koszty zarządu". Wówczas niezbędne będzie dokonanie księgowań na kontach 79-0 "Obroty wewnętrzne" oraz 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych". W takim przypadku odniesienie wartości przekazanych wyrobów gotowych jako próbek do kosztów rodzajowych można w księgach rachunkowych ująć zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne"

oraz równolegle

- Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty".

Wartość wydanych próbek wyrobów gotowych odnosi się na odpowiednie konto zespołu 5 następującym zapisem:

- Wn konto 52-7 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

W takim przypadku ewidencja księgowa rozliczenia ewentualnych odchyleń od cen ewidencyjnych przekazanych wyrobów gotowych może przebiegać następująco:

- Wn/Ma konto 62 "Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów",

- Ma/Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

oraz równolegle

- Wn/Ma konto 52-7 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma/Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Trzeba mieć na uwadze, że jeśli wydane kontrahentom wyroby gotowe, o których mowa w pytaniu, nie spełniałyby definicji próbki określonej w art. 7 ust. 7 ustawy o VAT, to w związku z ich przekazaniem może wystąpić obowiązek wykazania należnego podatku VAT.

Przykład Założenia Stan wyrobów gotowych ujmowanych w stałych cenach ewidencyjnych na dzień 1 września 2016 r. wynosił 71.500 zł, natomiast odchylenia kredytowe miały wartość 7.499 zł.   We wrześniu 2016 r. w ramach reklamy nieodpłatnie przekazano kontrahentom próbki wyrobów gotowych na kwotę 770 zł. Ich przekazanie nie wiązało się z koniecznością naliczenia VAT należnego.   Na dzień 31 sierpnia br. wartość wskaźnika Wop wynosiła 10,4881%.   Zgodnie z przyjętymi przez jednostkę zasadami (polityką) rachunkowości wartość przekazanych wyrobów gotowych w celach reklamowych odnosi się tylko na konto 52-7 "Koszty sprzedaży" (bez ujmowania w zespole 4).   Koszty działalności operacyjnej są rozliczane w jednostce na kontach zespołów 4 i 5. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Rw - przekazanie wyrobów gotowych (próbek) w celach reklamowych: 770,00 zł 52-7 60 2. PK - odchylenia kredytowe przypadające na przekazane próbki wyrobów gotowych: 770 zł × 10,4881% =  80,76 zł 62 52 Księgowania