Konsekwencje przejścia na inwentaryzację ciągłą środków trwałych

Jesteśmy dużą jednostką prowadzącą działalność produkcyjną. W IV kwartale 2012 r. przeprowadziliśmy inwentaryzację środków trwałych. Następny termin przeprowadzenia inwentaryzacji przypada na 2016 r., tj. raz w ciągu 4 lat. Z uwagi na fakt, iż inwentarz nasz liczy ponad 14.000 pozycji, a zorganizowanie inwentaryzacji wymaga zaangażowania znacznej liczby pracowników, wprowadziliśmy inwentaryzację ciągłą. Czy inwentaryzację przypadającą na 2016 r. musimy przeprowadzić w IV kwartale 2016 r., czy mogliśmy ją rozpocząć w lutym 2016 r. i zakończyć w grudniu 2016 r.?

Ustawa o rachunkowości generalnie wymaga w art. 26 ust. 1, aby jednostki przeprowadzały na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów i pasywów. Zawiera ona równocześnie w tym zakresie pewne uproszczenia. Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 3 ww. ustawy, termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymane, jeżeli m.in. inwentaryzację:

1) składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;

2) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.

Zatem regulacje zawarte w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości dopuszczają dla niektórych grup aktywów, aby termin i częstotliwość inwentaryzacji były dochowane "w ciągu" określonego okresu. Dotyczy to m.in. środków trwałych, o których mowa w pytaniu. Wówczas inwentaryzacja powinna być przeprowadzona:

1) w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i zakończona do 15 dnia następnego roku,

2) raz w ciągu 4 lat, pod warunkiem, że środki trwałe znajdują się na terenie strzeżonym.

Przyjmuje się, że "w ciągu" określonego okresu (w sytuacji przedstawionej w pytaniu dotyczy to środków trwałych i jest to raz w ciągu 4 lat) oznacza to zarówno możliwość:

1) przeprowadzenia jednorazowego spisu z natury na dowolny dzień, jak i

2) rozłożonego w danym okresie (tj. 4 lat lub części jednego roku w okresie 4 lat) ustalania rzeczywistego stanu poszczególnych grup środków trwałych objętych inwentaryzacją drogą spisu z natury.

Zatem ustawa o rachunkowości dopuszcza zinwentaryzowanie środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym - raz w ciągu 4 lat (por. art. 26 ust. 3 pkt 3). Oznacza to, że możliwe jest dokonywanie rozłożonego w czasie spisu omawianych składników majątkowych oraz grupowania ich według przyjętego przez jednostkę kryterium. Przyjmując jednak do stosowania uproszczone zasady inwentaryzacji, określone w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, należy mieć na uwadze, iż konieczne jest przeprowadzenie kompletnej inwentaryzacji drogą spisu z natury danych składników aktywów w przewidzianym ustawą okresie, tj. aby w wymaganym czasie zostały zinwentaryzowane wszystkie zasoby danego składnika majątkowego w jednostce, objęte przedmiotowym rodzajem inwentaryzacji.

Ponadto powinno także mieć miejsce bieżące porównanie rezultatu spisu częściowego danego zasobu aktywu z jego stanem księgowym na ten sam dzień oraz ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.

Jak wynika z informacji przedstawionych w pytaniu jednostka chce przyjąć do stosowania ww. uproszczone zasady inwentaryzacji ciągłej środków trwałych polegające na przeprowadzeniu ich spisu raz w ciągu 4 lat. W takim przypadku musi być spełniony jeszcze jeden warunek, a mianowicie że dotyczy to środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym. Przepisy ustawy o rachunkowości nie definiują pojęcia "terenu strzeżonego". Dlatego też za taki przyjmuje się miejsce składowania (magazynowania) zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, tj. składy, magazyny ogrodzone i dozorowane stale (przez całą dobę) przez straż zakładową jednostki lub strażników wynajętej w tym celu firmy zajmującej się ochroną mienia, a także odrębnie stojące budynki zamykane tak, aby nie było możliwe przedostanie się do wewnątrz bez pozostawienia śladów włamania.