Inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie drogą spisu z natury na koniec każdego roku obrotowego

W zakresie inwentaryzacji środków pieniężnych znajdujących się w kasie ustawa o rachunkowości nie wprowadza żadnych specjalnych wymogów. W art. 26 ust. 1 pkt 1 tej ustawy stwierdzono jedynie, że aktywa pieniężne, przez które rozumie się m.in. krajowe środki płatnicze, a także waluty obce posiadane przez jednostkę, powinny być inwentaryzowane drogą spisu z natury na koniec każdego roku obrotowego.

O zasadności przeprowadzenia inwentaryzacji z większą częstotliwością powinna natomiast decydować instrukcja kasowa. Inwentaryzacja kasy będzie w naszej ocenie konieczna np. w przypadku zmiany kasjera. Wynika to z konieczności potwierdzenia stanu środków pieniężnych w kasie na moment przekazania kasy innemu pracownikowi. Inwentaryzacja taka chroni zarówno osobę zdającą kasę, jak i osobę przejmującą. Wskazane jest ponadto przeprowadzanie w jednostce okresowych niezapowiedzianych kontroli obrotu gotówkowego. Są one elementem weryfikującym przestrzeganie wewnętrznych zasad przyjętych w jednostce przez jej pracowników. W jednostce prowadzącej więcej niż jedną kasę, inwentaryzację gotówki we wszystkich kasach wskazane jest przeprowadzać równocześnie, aby zapobiec przemieszczeniu gotówki z kasy do kasy.

Inwentaryzacja w drodze spisu z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu rzeczywistego stanu przez ich policzenie oraz porównanie ze stanem księgowym, a następnie obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic między stanem księgowym a rzeczywistym. Inwentaryzacja ma na celu między innymi sprawdzenie prawidłowości prowadzenia kasy przez kasjera. W związku z tym spis z natury gotówki oraz innych ewentualnych walorów (czeki, weksle) znajdujących się w kasie przeprowadza zespół spisowy w obecności kasjera. Odpowiada on za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy i powierzone mienie, dlatego nie może być członkiem zespołu spisowego przeprowadzającego inwentaryzację środków pieniężnych. W przypadku wystąpienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem gotówki a stanem według raportu kasowego kasjer jest zobowiązany do ich wyjaśnienia. Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół.