Jak prawidłowo sporządzić zestawienie obrotów i sald?

W praktyce można spotkać zestawienia obrotów i sald skonstruowane w dwojaki sposób. Są bowiem programy finansowo-księgowe, które w kolumnie "obroty narastająco" uwzględniają bilans otwarcia (BO) okresu, w innych programach kolumna ta zawiera tylko obroty okresu bez dodanego do niego salda BO.

Oba ww. sposoby prezentacji danych w zestawieniu obrotów i sald przedstawiono na poniższym przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

Salda wybranych kont na pierwszy dzień roku obrotowego (bilans otwarcia) prezentowały się w jednostce następująco:

a) saldo Wn konta 02 "Wartości niematerialne i prawne": 14.000 zł,

b) saldo Ma konta 07-2 "Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych": 8.400 zł,

c) saldo Wn konta 13-0 "Rachunek bieżący": 89.000 zł,

d) saldo Wn konta 31 "Materiały i opakowania": 58.000 zł,

e) saldo Ma konta 80 "Kapitał (fundusz) podstawowy": 152.600 zł.

II. Fragment zestawienia obrotów i sald na 31 grudnia, uwzględniającego w kolumnie "obroty narastająco" salda z bilansu otwarcia:

Salda końcowe zaprezentowanego zestawienia obrotów i sald na przykładzie konta 31 "Materiały i opakowania" na dzień bilansowy oblicza się następująco:

III. Fragment zestawienia obrotów i sald na 31 grudnia, które nie zawiera w kolumnie "obroty narastająco" sald z bilansu otwarcia:

W przypadku gdy zestawienie obrotów i sald sporządzono bez uwzględniania w kolumnie "obroty narastająco" bilansu otwarcia obliczenie salda końcowego na przykładzie konta 31 "Materiały i opakowania" na dzień bilansowy przebiega następująco:

Jeśli program finansowo-księgowy jednostki daje wybór sposobu prezentacji danych w zestawieniu obrotów i sald, to znaczy, gdy bilans otwarcia uwzględnia się w kolumnie "obroty narastająco" lub nie uwzględnia, w zależności od wybranej opcji, to warto jest wybrać sposób drugi przedstawiony na przykładzie. Daje on większe możliwości użytkowe i interpretacji danych. Na przykład w celu sporządzenia informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego w postaci szczegółowych zestawień dla rezerw i odpisów aktualizujących, gdzie zaprezentować trzeba w tabeli zwiększenia i zmniejszenia w trakcie roku, osobno wykazując stan początkowy i końcowy. To samo dotyczyć może przedstawienia szczegółowych informacji o środkach trwałych (przychody, rozchody, zmniejszenia, zwiększenia w trakcie roku bez uwzględniania BO). Korzystając z zestawienia obrotów i sald sporządzonego metodą pierwszą (jak z przykładu), w celu uzyskania takich danych, trzeba zawsze odejmować od kolumny "obroty narastająco" kwotę bilansu otwarcia dla poszczególnych pozycji.

Gdy salda i obroty kont syntetycznych i analitycznych wykazują wewnętrzną zgodność, a w księgach rachunkowych nastąpiło kompletne ujęcie wszystkich dotyczących roku obrotowego, sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych stwierdzających zaistnienie zdarzeń gospodarczych, jednostka może przystąpić do przeksięgowań rocznych, to znaczy przeksięgowań sald kont wynikowych na konto 86 "Wynik finansowy" w celu ustalenia jego wysokości.

Zwracamy uwagę, iż w zestawieniu obrotów i sald sporządzonym już po zamknięciu kont wynikowych i ustaleniu wyniku za dany rok obrotowy na koncie 86, salda kont wynikowych są zerowe. Poza tym, gdy dokonywane są w ciągu roku obrotowego na kontach wynikowych zapisy korygujące po stronie Ma tych kont, a jednostka nie zachowuje czystości zapisów na tych kontach (tj. nie stosuje technicznych zapisów ujemnych), to obroty kont wynikowych mogą nie odpowiadać rzeczywiście poniesionym kosztom. Dlatego też wskazane jest sporządzenie roboczego zestawienia obrotów i sald jeszcze przed przeksięgowaniem kont wynikowych na wynik finansowy, co ułatwi sporządzenie sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.