Inwentaryzacja w świetle ustawy o rachunkowości

Cele i waga inwentaryzacji

Rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Tak wynika z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja stanowi zatem ważny element rachunkowości.

Sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki przedstawia sprawozdanie finansowe sporządzone za dany rok obrotowy. Obraz wynikający ze sprawozdania będzie rzetelny i wiarygodny tylko wtedy, gdy dane zamieszczone w sprawozdaniu finansowym są zgodne ze stanem faktycznym aktywów i pasywów ustalonym w drodze inwentaryzacji.

Z różnych powodów, w tym pomyłek przy prowadzeniu gospodarki magazynowej lub błędów księgowości, stany ewidencyjne i rzeczywiste mogą się różnić. W przypadku gdy stan faktyczny jest wyższy od stanu ewidencyjnego, mamy do czynienia z nadwyżkami, a gdy jest niższy od stanu ewidencyjnego - z niedoborami. Różnice inwentaryzacyjne należy wyjaśnić, ustalić odpowiedzialność osób, którym powierzono mienie, oraz rozliczyć w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Podczas inwentaryzacji ustala się również rzeczywistą wartość składników majątku, ocenia ich przydatność w działalności. Składniki zepsute, uszkodzone, przeterminowane, niechodliwe, powinny zostać objęte odpisami aktualizującymi ich wartość.

Metody i terminy inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości w art. 26 określa trzy metody inwentaryzacji: spis z natury, potwierdzenie sald (z bankami i kontrahentami) oraz weryfikacja danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Ustawa określa dla jakich składników majątku stosuje się daną metodę inwentaryzacji.

Spis z natury polega na przeliczeniu, zważeniu lub zmierzeniu ilości danego składnika aktywów, wycenie tych ilości, porównaniu wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic. Spisowi z natury podlegają m.in. środki pieniężne w kasie, zapasy rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiały, towary, produkty gotowe, produkcja w toku oraz półprodukty),  środki trwałe (z wyjątkiem środków trwałych będących w posiadaniu obcych jednostek, środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości).

Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów poświadczenia stanu składników majątku inwentaryzowanych tą drogą. W przypadku środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych potwierdzenie salda na dzień bilansowy odbywa się na podstawie dokumentu otrzymanego z banku prowadzącego dany rachunek. W podobny sposób inwentaryzuje się akcje i inne papiery wartościowe, które jednostka posiada w bankach lub biurach maklerskich. W odniesieniu do należności od kontrahentów (w tym z tytułu udzielonych pożyczek) obowiązek potwierdzenia salda spoczywa na wierzycielu. Najczęściej wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk "Potwierdzenie salda" i oczekuje na potwierdzenie wykazanych w nim sald. W razie wystąpienia rozbieżności sald wyjaśnia przyczyny ich powstania.

Przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze weryfikacji zasadniczo polega na tym, że porównuje się dane ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikuje wartości tych składników. Drogą weryfikacji inwentaryzuje się m.in.: grunty i prawo wieczystego użytkowania gruntów, trudno dostępne środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, zobowiązania i należności dotyczące pracowników, rozrachunki publicznoprawne, kapitały i fundusze własne oraz fundusze specjalne.

Co do zasady inwentaryzacja powinna nastąpić na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Z uwagi na spiętrzenie prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych na koniec roku ustawodawca dopuścił inne terminy inwentaryzacji drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald - w poszczególnych przypadkach. Rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15. dnia następnego roku. Wówczas jednak ustalenie stanu nastąpić powinno przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym. Istnieją też składniki majątku, których inwentaryzacji drogą spisu z natury można dokonywać z częstotliwością mniejszą niż co roku.

Terminy i metody rocznej inwentaryzacji w jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, przedstawia tabela.