Wewnętrzne regulacje jednostki dotyczące inwentaryzacji

Za inwentaryzację jednostki odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Jeśli powierzy obowiązki w zakresie rachunkowości innej osobie za jej zgodą (np. głównemu księgowemu), ponoszą tę odpowiedzialność wspólnie - z wyjątkiem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury, która ciąży wyłącznie na kierowniku jednostki i nie może on jej scedować na nikogo innego (por. art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

To rolą kierownika jednostki jest organizacja prac związanych z rocznym potwierdzaniem stanu aktywów i pasywów jednostki. Ustala on wewnętrzne, szczegółowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji, które mogą mieć charakter:

• stały - mające najczęściej wyraz np. w instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej załącznik do dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości,
   
• bieżący - zawierające się w wydawanym corocznie zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji.

Wprawdzie ustawa o rachunkowości nie nakazuje posiadania instrukcji inwentaryzacyjnej, jednak wskazane jest, aby jednostki taką instrukcję (zatwierdzoną przez kierownika) posiadały. W instrukcji tej powinno się określić wszystkie czynności związane z etapem przygotowawczym do inwentaryzacji oraz ogólne zasady jej przeprowadzania i rozliczania. W szczególności może ona zawierać oznaczenie inwentaryzowanych składników majątku, formy, metody i techniki inwentaryzacji, etapy inwentaryzacji, kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności inwentaryzacyjnych, sposób udokumentowania prac, zasady ustalania i wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych.

Na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej wydawane jest corocznie zarządzenie kierownika w sprawie inwentaryzacji poszczególnych składników majątku w danej jednostce. W mniejszych jednostkach zarządzenie to może zastąpić instrukcję inwentaryzacyjną.

Przykładowe instrukcje inwentaryzacyjne dla średnich i dla dużych jednostek, zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, a także zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury, dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Rachunkowość.

Zarządzenie kierownika w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, które jest sporządzane na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej, powinno określać m.in.:

• rodzaje składników majątku objętych inwentaryzacją,
   
• terminy przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia (należy mieć na względzie, by były zgodne z terminami wynikającymi z ustawy o rachunkowości), 
   
• harmonogram inwentaryzacji,
   
• konkretne osoby wyznaczone do przeprowadzenia inwentaryzacji.

Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji stosowane jest zarówno przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątku w drodze spisu z natury, jak i w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji. Kierownik jednostki może wydać jedno zarządzenie w tej kwestii lub odrębne dla spisu z natury składników majątku i odrębne dla pozostałej inwentaryzacji. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji zarządzenie pozostaje w aktach komórki prowadzącej dokumentację inwentaryzacyjną.