Co składa się na dokumentację inwentaryzacyjną?

Na dokumentację inwentaryzacyjną składają się m.in.:

• plan i harmonogram inwentaryzacji - stosuje się w placówkach o szerokim zakresie działalności gospodarczej (posiadanie planu jest wskazane z uwagi na rozłożenie w czasie czynności związanych z inwentaryzacją),
   
• zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji - wydawane niezależnie od wielkości jednostki,
   
• powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji - dotyczy jednostek, których sprawozdanie finansowe będzie badane,
   
• arkusze spisu z natury - stosowane we wszystkich przypadkach inwentaryzacji składników majątkowych przeprowadzanych w drodze spisu z natury,
   
• protokół weryfikacji aktywów i pasywów,
   
• potwierdzenia sald rozrachunków (należności, kredytów, pożyczek, środków pieniężnych w banku),
   
• protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie,
   
• sprawozdanie z kontroli spisu z natury - kontroli dokonują i sprawozdanie to sporządzają osoby upoważnione przez kierownika jednostki; nie powinni być to pracownicy komórki księgowości, którzy będą dokonywać rozliczenia osób ze składników majątku objętych spisem z natury poddanym kontroli,
   
• oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych - wskazane jest pobrać na piśmie w każdym przypadku inwentaryzowania składników majątku w drodze spisu z natury; oświadczenie składa osoba odpowiedzialna za prawidłowe sporządzenie dokumentacji wymaganej w powierzonej jej placówce i terminowe przekazanie jej do komórki księgowości; w przypadku stwierdzenia, że osoba odpowiedzialna za prowadzenie danej placówki gospodarczej i za dokumentację wymaganą w tej placówce nie sporządziła raportu i nie przekazała dokumentów do komórki księgowości, należy spowodować wykonanie tych czynności i odnotowanie tego zdarzenia na niniejszym oświadczeniu i w sprawozdaniu opisowym z inwentaryzacji,
   
• protokoły weryfikacji różnic,
   
• wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych przez osoby materialnie odpowiedzialne,
   
• sprawozdanie opisowe komisji inwentaryzacyjnej - stosowane w każdym przypadku inwentaryzacji w drodze spisu z natury.

Należy pamiętać, że do dokumentów inwentaryzacyjnych mają zastosowanie przepisy dotyczące dowodów księgowych określone w art. 21 ustawy o rachunkowości.