Czy inwentaryzować wyposażenie ujęte w kosztach?

Kupujemy składniki majątku spełniające definicję środków trwałych, które jednak ze względu na niską wartość początkową nie są obejmowane ewidencją środków trwałych, lecz są odpisywane bezpośrednio w koszty w momencie przekazania do używania. Zapis w tej sprawie zawiera dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości jednostki. Czy takie składniki majątku podlegają rocznej inwentaryzacji?

W zasadach (polityce) rachunkowości jednostka może przyjąć uproszczenie, zgodnie z którym niskocenne składniki majątku (np. o wartości niższej niż 3.500 zł) nie będą ujmowane w ewidencji bilansowej środków trwałych, lecz z chwilą przekazania ich do używania będą odpisywane w koszty zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Odpisanie składników majątku bezpośrednio w koszty w momencie oddania do używania powoduje, że nie są one objęte ewidencją bilansową. Tym samym nie stanowią aktywów wykazywanych w bilansie, tylko koszty prezentowane w rachunku zysków i strat. Zaleca się prowadzenie dla takich składników majątku pozabilansowej ewidencji ilościowej (w celu kontroli prawidłowości ich wykorzystywania), choć nie jest to obowiązek jednostki nałożony przepisami ustawy o rachunkowości. Prowadzenie takiej ewidencji zapobiega jednak nadużyciom. Ewidencja ta powinna zapewniać identyfikację poszczególnych przedmiotów, miejsc ich używania i osób odpowiedzialnych za ich stan.

Inwentaryzacji rocznej podlegają aktywa i pasywa jednostki. Wynika to z art. 26 ustawy o rachunkowości. Ustawa nie nakazuje przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku odpisanych bezpośrednio w koszty w momencie oddania do używania. Nie ma więc ustawowego obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji tych składników. Jednak jest ona wskazana. Pozwoli bowiem na ustalenie realnego stanu niskocennych składników majątku, zweryfikowanie danych w prowadzonej pozabilansowej ewidencji ilościowej i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za te składniki. Inwentaryzacja taka powinna mieć formę spisu z natury. Może być przeprowadzona w dowolnie przyjętym przez jednostkę terminie. Ilościowy stan rzeczowych składników majątku powinien być ustalony poprzez faktyczne ich policzenie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047)