Wynagrodzenia z umowy zlecenia (o dzieło) w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

We wrześniu br. sporządzona została lista wypłat z tytułu umów zlecenia i o dzieło. Wypłata nastąpiła częściowo gotówką (9 września), a częściowo przelewem (15 września). Czy można taką listę wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zbiorczo pod datą 15 września br.? Czy należy podzielić na te zapłacone gotówką i przelewem? Czy lista wypłat jest podstawą do księgowania, czy należy wpisywać każdą pojedynczą umowę?

Wynagrodzenia z umowy zlecenia (także o dzieło) mogą stanowić koszt uzyskania przychodów z chwilą wypłaty lub postawienia do dyspozycji zleceniobiorcy. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PDOF, nie uważa się za koszt uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności m.in. z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy o dzieło i zlecenia.

WAŻNE:

Wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło wykazuje się w kolumnie 12 podatkowej księgi "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze".

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie PKPiR w objaśnieniach zawartych w pkt 12 odnoszą się szczegółowo do podstawy ujęcia wynagrodzeń pracowniczych. Jednak osoby otrzymujące wynagrodzenie wynikające z umowy zlecenia czy o dzieło nie są pracownikami w rozumieniu ustawy o PDOF. Dla tych osób wynagrodzenie wypłaca się na podstawie umów lub wystawionych przez nich rachunków. Co do zasady - podstawą ujęcia wynagrodzeń zleceniobiorców/wykonawców dzieła w księdze przychodów i rozchodów jest rachunek. Naszym zdaniem, na podstawie tych rachunków można też sporządzić listę płac. Taką listę można byłoby bowiem uznać za dowód księgowy, o którym mowa w § 12 i 13 ww. rozporządzenia. Do listy tej należałoby podłączyć ww. rachunki lub umowy i stosować zasady ujmowania wynagrodzeń zleceniobiorców (wykonawców dzieła) takie jak dla pracowników (uregulowane w pkt 12 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Przyjęcie tych rozwiązań oznaczałoby dokonanie wpisu:

a) na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których zleceniobiorca (wykonawca dzieła) potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,

b) na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek zleceniobiorcy (wykonawcy dzieła) - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Zwrócić należy uwagę, że na stronie internetowej Ministerstwa Finansów zamieszczona jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 lipca 2010 r., nr IPPB1/415-465/10-4/JB - wprawdzie nieodnosząca się do listy płac, tylko do zbiorczego zestawienia, w której ten organ stwierdził m.in., iż rachunki od umów zleceń nie mogą być ujęte w podatkowej księdze, na podstawie jednego dowodu wewnętrznego zawierającego listę rachunków z kwotami brutto oraz numerami rachunków. Koszt podatkowy w tym przypadku powinien być ewidencjonowany w księdze przychodów i rozchodów na podstawie poszczególnych rachunków od umów zleceń.

Jednak pamiętać należy, że interpretacje dotyczą tylko konkretnych podatników i nie są wiążące dla innych podatników. Zważywszy, że lista płac generowana zwykle przez system komputerowy jest jednocześnie dokumentem określającym wysokość podatku, składek ZUS i innych rozliczeń związanych z wynagrodzeniami, taka lista płac nie powinna więc być kwestionowana jako prawidłowy dowód księgowy, będący podstawą ujęcia wynagrodzeń zleceniobiorców (wykonawców dzieła) w podatkowej księdze.