Koszty dokumentowane paragonem w PKPiR

Podatnik prowadzący indywidualną działalność gospodarczą ponosi wydatki na opłaty za przejazd autostradami, dokumentowane paragonami. Czy paragony te mogą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów po stronie kosztów podatkowych?

Aby określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, to musi on spełniać przesłanki wskazane w ogólnej definicji kosztów zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF. Zgodnie z dyspozycją tego przepisu, kosztami podatkowymi są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy.

Opłaty za przejazdy autostradami, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i które mają na celu osiągnięcie przychodów z tej działalności, stanowią koszty uzyskania przychodów.

Trzeba jednak pamiętać, iż warunkiem uwzględnienia określonego wydatku w kosztach podatkowych jest również jego odpowiednie udokumentowanie.

Kwestie dotyczące prawidłowego dokumentowania wydatków poniesionych przez podatnika, który ewidencjonuje zdarzenia gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zostały unormowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie PKPiR.

Zwykle przedsiębiorca za przejazd autostradą otrzymuje paragon potwierdzający uregulowanie opłaty i jej wysokość. W takim przypadku paragon za przejazd autostradą może stanowić podstawę dokonania zapisu w podatkowej księdze, jeżeli zawiera wszystkie dane wskazane w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, czyli:

1) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji, której dowód dotyczy,

2) datę wystawienia dowodu,

3) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość,

4) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Paragony za przejazd autostradami ze swej istoty nie zawierają jednak danych identyfikujących firmę, która dokonała takiej opłaty.

Warto zatem podkreślić, że uwzględniając specyfikę operacji oraz trudności z pozyskaniem faktury przy ponoszeniu takich wydatków (zwłaszcza za przejazdy zagranicznymi autostradami) - organy podatkowe akceptują rozwiązanie polegające na tym, iż podatnik uzupełnia paragony za przejazd autostradami, wpisując ręcznie na odwrocie paragonu: swoje imię i nazwisko, nazwę firmy wraz z adresem oraz nazwę zakupionej usługi.

Tak uznał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 24 listopada 2014 r., nr IPTPB1/415-478/14-4/SJ, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 17 grudnia 2012 r., nr ILPB1/415-902/12-2/TW czy z 27 grudnia 2011 r., nr ILPB1/415-1129/11-4/AMN. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w ww. interpretacji wyjaśnił:

"(...) Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie towarowego transportu drogowego. W swojej działalności ponosi koszty przejazdów płatnymi autostradami, innymi drogami płatnymi oraz płatnych parkingów za granicą kraju. Wnioskodawca nie może otrzymać od właścicieli autostrad, dróg i parkingów imiennych faktur. Powyższe koszty dokumentowane są dowodami w postaci paragonów i innych dokumentów kasowych. Na odwrocie każdego dowodu Wnioskodawca dokonuje odpowiedniej adnotacji, zawierającej rodzaj zakupu, imię i nazwisko (nazwę firmy) oraz łączy z dowodem wewnętrznym.

Jakkolwiek takiego rozwiązania nie przewidziano wprost dla paragonów, kwitów autostradowych, to jednak z uwagi na specyfikę operacji oraz trudności z pozyskaniem faktury, ten "inny dowód" będzie stanowił o koszcie uzyskania przychodu, pod warunkiem, że taki dokument zawierał będzie wszystkie elementy wskazane w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia (w sprawie PKPiR - przyp. red.). Ponadto dowody opłat wyrażone w walutach obcych powinny zostać przeliczone na złote, a wynik tego przeliczenia należy zamieścić bezpośrednio na dowodzie albo na sporządzonym w tym celu załączniku, zgodnie z § 12 ust. 4 ww. rozporządzenia.

Mając powyższe na uwadze, opłaty za przejazdy autostradami, innymi drogami płatnymi oraz za parkingi, poniesione za granicą kraju w ramach prowadzonej działalności gospodarczej polegającej na wykonywaniu usług transportowych, stanowią koszty uzyskania przychodu. Zatem, paragony i inne dowody kasowe, o ile zawierają wszystkie dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stanowią podstawę do dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. (...)"