Ujmowanie zakupu materiałów i towarów handlowych w podatkowej księdze

(odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 22 lipca 2014 r. na pytanie naszego Wydawnictwa)

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów dniem poniesienia kosztu jest - zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF - dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Z kolei szczegółowe zasady ujmowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów kosztów związanych z zakupem materiałów podstawowych oraz towarów handlowych określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie PKPiR. Stosownie do § 17 ust. 1 ww. rozporządzenia, zakup ww. materiałów i towarów musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 (dotyczy prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe lub na zasadach określonych dla takich biur), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Na temat ujmowania w PKPiR zakupu materiałów podstawowych i towarów handlowych pisaliśmy m.in. w Biuletynie Informacyjnym nr 20 z 10 lipca 2014 r., w artykule pt. "Moment ujęcia faktury zakupu materiałów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów". Wskazaliśmy tam na wątpliwości co do momentu ujęcia ww. kosztu w księdze, gdy podatnik otrzymuje fakturę wcześniej niż ww. materiał (towar). Czy w takim przypadku z ujęciem kosztu w księdze należy poczekać do momentu otrzymania materiałów (towarów)? Jak postąpić, gdy ww. materiał (towar) podatnik otrzyma już po "zamknięciu" miesiąca, w którym wystawiono fakturę? Powyższe rodziło wątpliwości, zwłaszcza w związku z istniejącą - od 1 stycznia 2014 r. - możliwością wystawiania faktur 30 dni przed dokonaniem dostawy towarów.

O wyjaśnienie powyższej kwestii zwróciliśmy się więc do Ministerstwa Finansów. W odpowiedzi uzyskanej w dniu 22 lipca 2014 r. czytamy:

"(...) W przypadku, gdy podstawą zapisów w księdze jest faktura dokumentująca nabycie materiałów podstawowych lub towarów handlowych, za datę zdarzenia gospodarczego ujmowanego w kolumnie 2 należy przyjąć datę wystawienia faktury. Oznacza to, że koszt udokumentowany fakturą stanowi koszt uzyskania przychodów miesiąca, w którym wystawiona została faktura. Podatnik ujmuje koszt udokumentowany fakturą w miesiącu, w którym faktura została wystawiona, nawet jeżeli towar został otrzymany np. w następnym miesiącu po wystawieniu faktury albo "miesiąc, w którym wystawiono fakturę, jest już "zamknięty"."