Gdy przedsiębiorca powierza prowadzenie księgi biuru rachunkowemu

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zamierza zawrzeć z biurem rachunkowym umowę o prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak zawiadomić o tym urząd skarbowy? Czy wystarczy zgłoszenie w CEIDG-1?

Kwestię zawiadomienia o powierzeniu prowadzenia księgi podatkowej biuru rachunkowemu reguluje § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z nim, jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując:

• nazwę i adres biura, 
   
• miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

Przepisy rozporządzenia nie określają formy powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o powierzeniu prowadzenia księgi biuru rachunkowemu. Może się to odbyć poprzez złożenie do urzędu skarbowego pisma w tej sprawie zawierającego dane identyfikujące podatnika i informacje wymagane w § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia.

Trzeba wiedzieć, że podobne brzmienie ma art. 24a ust. 3b ustawy o pdof. Przepis ten stanowi, że jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Jeżeli działalność gospodarcza jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Ponadto z art. 24a ust. 3c ustawy o pdof wynika, że zawiadomienie o zawarciu z biurem rachunkowym umowy o prowadzenie księgi może być złożone na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej. Wprowadzenie tego przepisu miało umożliwić przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek oraz wspólnikom spółki cywilnej złożenie do urzędu skarbowego zawiadomienia o prowadzeniu księgi przez biuro za pośrednictwem wniosku CEIDG-1, który służy także do aktualizacji danych. We wniosku tym podaje się:

• w rubryce 21 - nazwę (firmę) i NIP biura rachunkowego, z którym podatnik zawarł umowę o prowadzenie księgi, 
   
• w rubryce 22 - adres przechowywania dokumentacji rachunkowej podatnika.

Wniosek CEIDG-1, jak wynika z jego treści, stanowi jednocześnie zgłoszenie do naczelnika urzędu skarbowego. W świetle omawianych uregulowań należy zatem uznać, że zawiadomienie, o którym mowa w pytaniu, przedsiębiorca może złożyć naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego za pośrednictwem wniosku CEIDG-1 i nie musi wówczas składać odrębnego zawiadomienia bezpośrednio w urzędzie skarbowym. Zawiadomienie o zleceniu prowadzenia księgi podatkowej biuru rachunkowemu za pośrednictwem CEIDG-1 należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem.

Warto zauważyć, że zarówno w § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, jak i w art. 24a ust. 3b ustawy o pdof wskazano, że w zawiadomieniu należy podać adres biura rachunkowego, a w formularzu CEIDG-1 nie wpisuje się tego adresu (który zasadniczo jest tożsamy z adresem przechowywania dokumentacji rachunkowej podatnika, ale może też być inny). Jednak bazując na tym, że formularz ten zawiera nazwę biura i jego NIP, a więc dane umożliwiające jego identyfikację przez organ podatkowy, i że ustawodawca w art. 24a ust. 3c ustawy o pdof zezwolił na użycie tego formularza do zawiadomienia o prowadzeniu księgi przez biuro, można uznać, że jego złożenie stanowi wystarczającą formę spełnienia tego obowiązku.