Zawiadomienie urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi

Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, a zamierzają prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich. Stanowi o tym § 10 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zwanego dalej rozporządzeniem. Analogiczne regulacje zawiera art. 24a ust. 3a ustawy o pdof.

Ponadto, jak wynika z art. 24a ust. 3c ustawy o pdof, zawiadomienie o prowadzeniu księgi może być złożone na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej. Trzeba zauważyć, że osoby fizyczne i wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych rozpoczynający działalność gospodarczą składają wniosek o wpis do CEIDG na druku CEIDG-1, zamieszczając na nim stosowne dane, a w trakcie działalności mogą aktualizować je także za pośrednictwem tego druku. Stanowi on jednocześnie zgłoszenie m.in. do urzędu skarbowego. W druku tym znajdują się pozycje dotyczące m.in. rodzaju prowadzonej dokumentacji rachunkowej (poz. 20). Przyjmuje się, że jeśli podatnik dokona odpowiednich zaznaczeń we wniosku CEIDG-1 w tym zakresie, to są one skuteczne i nie wymagają złożenia kolejnego zawiadomienia bezpośrednio w urzędzie skarbowym, pod warunkiem, że nastąpi to z zachowaniem terminów wskazanych w przepisach podatkowych.

W przypadku zatem gdy rozpoczynające działalność osoby fizyczne i wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych złożą wniosek CEIDG-1 np. w dniu rozpoczęcia działalności, można uznać, że spełniły tym samym obowiązek zawiadomienia urzędu skarbowego o zaprowadzeniu księgi podatkowej. Jeśli w 2016 r. podatnicy prowadzili działalność gospodarczą i rozliczali się z podatku na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych albo ksiąg rachunkowych, powinni zaktualizować dane na druku CEIDG-1 do 23 stycznia 2017 r.

Pozostali podatnicy zakładający księgę podatkową (wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz wspólnicy spółek partnerskich objętych rejestracją w KRS) muszą złożyć na piśmie odrębne zawiadomienie o zaprowadzeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Żadne przepisy nie określają wzoru omawianego zawiadomienia. Powinno ono jednak zawierać dane identyfikujące podatnika, informację o dacie zaprowadzenia księgi podatkowej i jego podpis. Sporządza się je, dla celów dowodowych, w dwóch egzemplarzach, z których jeden trafia do urzędu skarbowego, a drugi, po uzyskaniu potwierdzenia złożenia zawiadomienia (pieczęci urzędu), podatnik powinien przechowywać w swojej dokumentacji.

Należy podkreślić, że obowiązek zawiadomienia o założeniu księgi nie dotyczy podatników, którzy w poprzednim roku prowadzili księgę podatkową. Zawiadomienie złożone przez nich w latach ubiegłych zachowuje ważność do czasu dokonania zmiany formy opodatkowania lub likwidacji działalności. Jeśli więc podatnik w 2016 r. wykonywał działalność gospodarczą, którą rozliczał na podstawie księgi podatkowej, w 2017 r. nie musi zawiadamiać urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.