Prowadzenie księgi komputerowo

Zgodnie z nowelizacją rozporządzenia nie trzeba już drukować księgi podatkowej. Czy jest to obłożone jakimiś warunkami? 

W stanie prawnym obowiązującym do 7 kwietnia 2016 r. podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzoną przy użyciu programu komputerowego spełniającego warunki do uznania księgi za prawidłową należało na koniec każdego miesiąca wydrukować w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wydruk musiał być zgodny ze wzorem księgi zamieszczonym w rozporządzeniu. Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewniał wydrukowania księgi według określonego jej wzoru, był obowiązany założyć księgę w wersji papierowej według tego wzoru. Wtedy po zakończeniu miesiąca sporządzał wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisywał do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku. Kwestie te regulował § 31 rozporządzenia.

Obecnie, po nowelizacji przepisów rozporządzenia, nie ma obowiązku drukowania księgi podatkowej co miesiąc, jeśli jest ona prowadzona przy użyciu programu komputerowego spełniającego warunki do uznania jej za prawidłową. Zgodnie z aktualnym brzmieniem § 31 ust. 1 rozporządzenia, w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:

1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi,

2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi,

3) przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Jeśli podatnik ma program komputerowy spełniający te warunki, nie musi drukować księgi co miesiąc, wystarczy, że może to zrobić w dowolnej chwili (por. pkt 2). Nie musi także zakładać papierowej wersji księgi.

Jednak, jeżeli podatnik posługuje się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w rozporządzeniu, jest obowiązany założyć księgę odpowiadającą temu wzorowi i po zakończeniu miesiąca sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc oraz wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku (§ 31 ust. 3 rozporządzenia).