Ewidencje prowadzone łącznie z księgą podatkową

Oprócz księgi podatkowej przepisy rozporządzenia przewidują także prowadzenie dodatkowych ewidencji, które pozostają z nią w funkcjonalnym związku. Najczęściej przepisy nie określają wzoru ewidencji, a jedynie wyznaczają minimalny zakres danych, który powinien być w nich ujęty.

Ewidencja sprzedaży

Służy ewidencjonowaniu w miejscu prowadzenia działalności przychodu nieudokumentowanego fakturami. Zobowiązani do jej prowadzenia są podatnicy, którzy:

• zlecili prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu (§ 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia),
   
• ewidencjonują przychody w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w terminie do 20. dnia następnego miesiąca (§ 30 ust. 3 rozporządzenia),
   
• prowadzą przedsiębiorstwo wielozakładowe i posiadają jedną podatkową księgę przychodów i rozchodów dla wszystkich zakładów (§ 9 ust. 3 rozporządzenia),
   
• prowadzą handel obwoźny lub obnośny i w miejscu wykonywania działalności nie przechowują podatkowej księgi przychodów i rozchodów (§ 9 ust. 6 rozporządzenia).

Zapisów w ewidencji sprzedaży dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Przychody osiągnięte ze sprzedaży towarów i usług na podstawie tej ewidencji wpisuje się w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca w kolumnie 7 księgi "Wartość sprzedanych towarów i usług".

Omawianej ewidencji sprzedaży nie prowadzą podatnicy, którzy:

• ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących (§ 8 ust. 3 rozporządzenia); mogą oni dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca na podstawie danych z raportów miesięcznych (§ 20 ust. 2 rozporządzenia),
   
• dokonują sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami (§ 30 ust. 3 rozporządzenia) - mogą oni wpisywać przychody do księgi na podstawie dziennego zestawienia faktur (§ 19 ust. 3 rozporządzenia); z kolei gdy prowadzą ewidencję sprzedaży dla celów VAT - zapisów mogą dokonywać na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie tej ewidencji (§ 21 ust. 1 rozporządzenia).

Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

O obowiązku jej prowadzenia mówi § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Przepis ten nie określa jednak zasad jej prowadzenia, odsyłając w tym zakresie do ustawy o pdof. Zakres danych, które powinna zawierać przedmiotowa ewidencja wskazuje art. 22n ust. 2 ustawy o pdof. Sankcją za nieprowadzenie tej ewidencji jest nieuznanie za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych księguje się w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".

Ewidencja wyposażenia

Obejmuje rzeczowe składniki majątku (wyposażenie) związane z wykonywaną działalnością, które nie zostały zaliczone do środków trwałych. Wpisuje się w niej te składniki majątku, których wartość początkowa jest wyższa niż 1.500 zł (§ 4 ust. 2 rozporządzenia). Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej dane wskazane w § 4 ust. 3 rozporządzenia. Kwotę wydatkowaną na zakup wyposażenia ujmuje się w kolumnie 13 księgi "Pozostałe wydatki".

Karty przychodów pracowników

Indywidualne karty przychodów prowadzą przedsiębiorcy, którzy zatrudnionym pracownikom dokonują wypłat należności ze stosunku pracy stanowiących przychody, o których mowa w art. 12 ustawy o pdof. Karty przychodów powinny zawierać co najmniej dane wskazane w § 5 pkt 2 rozporządzenia.

Ewidencje właściwe dla lombardu i kantoru

Do prowadzenia ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy zobligowani są podatnicy prowadzący działalność lombardową. Dane podlegające ewidencjonowaniu określa § 6 pkt 2 rozporządzenia. Kwotę prowizji stanowiącą wartość spłaconych w danym miesiącu odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a kwotą udzielonych pożyczek wpisuje się na koniec miesiąca do kolumny 7 księgi "Wartość sprzedanych towarów i usług".

Z kolei ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych prowadzą podatnicy wykonujący działalność kantorową (§ 6 pkt 1 rozporządzenia). Ewidencjonowaniu podlegają wszelkie transakcje i operacje powodujące zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej w kantorze. Ewidencja prowadzona jest według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wyposażenia lokalu przeznaczonego do wykonywania działalności kantorowej oraz sposobu prowadzenia ewidencji i wydawania dowodów kupna i sprzedaży wartości dewizowych (Dz. U. z 2004 r. nr 219, poz. 2220). Miesięczną kwotę przychodu ze sprzedaży wartości dewizowych, wynikającą z przedmiotowej ewidencji, podatnicy wpisują na koniec miesiąca w kolumnie 7 "Wartość sprzedanych towarów i usług".

Pozostałe ewidencje

W celu prawidłowego ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Obowiązek jej prowadzenia wynika z art. 23 ust. 5 ustawy o pdof i dotyczy podatników, którzy dla potrzeb działalności gospodarczej wykorzystują samochody osobowe użytkowane na podstawie umów cywilnoprawnych lub własne, ale niewprowadzone do ewidencji środków trwałych. Prowadzenie tej ewidencji zgodnie z określonymi w ustawie wymogami jest warunkiem koniecznym dla uznania wydatków ponoszonych na eksploatację tych pojazdów do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy nie określają wzoru, a tylko podstawowy zakres danych wykazywanych w ewidencji (art. 23 ust. 7 ustawy o pdof). Odniesieniu do kosztów podatkowych podlegają wydatki w wysokości mieszczącej się w granicach limitu, tzw. kilometrówki (iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów wynikającej z ewidencji). Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Wydatki z powyższego tytułu podlegające zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów ujmuje się w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".

Ponadto podatnicy prowadzący księgę podatkową prowadzą często ewidencję magazynową w celu nadzoru nad przychodami i rozchodami zapasów w magazynie bądź rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego im mienia. Należy zaznaczyć, iż prowadzenie takiej ewidencji nie jest wymagane przez przepisy ustawy o pdof ani też przepisy rozporządzenia.