Odpisywanie materiałów i towarów w koszty w dacie zakupu

Zamierzam przyjąć uproszczenie w księgach rachunkowych polegające na nieprowadzeniu bieżącej ewidencji magazynowej materiałów i towarów. Z czym to się wiąże?

Zasadą jest, że dla rzeczowych składników majątku obrotowego (zapasów) prowadzi się w księgach rachunkowych ewidencję ilościowo-wartościową na kontach 31 "Materiały", 33 "Towary", 60 "Produkty gotowe i półprodukty". Pozwala ona uzyskać na wybrany moment wiedzę o stanie tych składników oraz jego zwiększeniach i zmniejszeniach. Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, może podjąć decyzję o odpisywaniu w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączonym z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. W takim przypadku wybrane składniki zapasów nie podlegają bieżącej ewidencji bilansowej na kontach 31, 33 lub 60, tylko są odpisywane w odpowiednie koszty na dzień ich zakupu (materiały i towary) lub w momencie ich wytworzenia (wyroby gotowe). Na konta bilansowe ustawa o rachunkowości nakazuje wprowadzać wartość takich zapasów na dzień bilansowy (czyli zasadniczo na koniec roku obrotowego), co powoduje korektę kosztów, w które zostały odniesione w momencie zakupu czy wytworzenia. Celem przeprowadzenia korekty kosztów jest doprowadzenie ich do rzeczywistej wysokości, tj. w kosztach pozostaje wyłącznie wartość zużytych materiałów lub sprzedanych towarów i wyrobów. Jednostka może także korygować koszty o wartość niezużytych materiałów czy niesprzedanych towarów i wyrobów co kwartał lub co miesiąc - jeżeli taką zasadę przyjmie. Konieczność korygowania kosztów z większą częstotliwością może wynikać z przepisów o podatku dochodowym (patrz ramka).

Trzeba mieć na względzie, że brak bieżącej ewidencji magazynowej zapasów stanowi uproszczenie rachunkowości, toteż może być stosowane zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, tj. gdy nie wpływa ujemnie na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. Materiały można odpisywać bezpośrednio w koszty np. w sytuacji, gdy dotyczą marginalnej i nieskomplikowanej, jednorodnej produkcji. Należy zauważyć, że odpisywanie w koszty wartości materiałów produkcyjnych wiąże się z koniecznością przyjęcia tej metody również dla wyrobów gotowych. W przypadku gdy produkcja jest bardziej złożona i stanowi podstawową działalność jednostki, takie uproszczenie nie powinno być stosowane. Z kolei towary mogą być odpisywane w koszty bezpośrednio po zakupie np. gdy działalność handlowa jest prowadzona w niewielkim zakresie, a za ich zapasy i sprzedaż odpowiada bezpośrednio właściciel firmy lub członkowie jego rodziny.

W razie przyjęcia rozwiązania przewidzianego w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości dla materiałów i towarów, w dacie ich zakupu dokonuje się zapisów:

a) zaliczenie materiałów bezpośrednio po zakupie w koszty

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

b) zaliczenie towarów bezpośrednio po zakupie w koszty

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Nie rzadziej niż na dzień bilansowy dokonuje się ustalenia stanu materiałów i towarów w drodze spisu z natury i korekty kosztów o wartość tego stanu, zapisami:

a) nieprzekazane do zużycia materiały

- Wn konto 31 "Materiały",

- Ma konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii)

oraz równolegle

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto zespołu 5,

b) niesprzedane towary

- Wn konto 33 "Towary",

- Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)".

Ustalony zapas wycenia się zazwyczaj przyjmując ceny z ostatnich faktur (przy założeniu, że w zapasie są materiały i towary nabyte najpóźniej).

Na początku następnego okresu sprawozdawczego lub bezpośrednio przed ustaleniem nowego stanu materiałów i towarów oraz jego wyceny powinno nastąpić ponowne przeksięgowanie w ciężar kosztów wartości tych aktywów ustalonej na koniec poprzedniego okresu. Prawidłowe będzie również pozostawienie wartości materiałów i towarów ustalonej na koniec poprzedniego okresu sprawozdawczego na koncie 31 lub 33 i korekta kosztów na koniec następnego okresu sprawozdawczego o zmianę stanu (wartości) zapasu tych aktywów w stosunku do ich stanu z końca okresu poprzedzającego. Księgowaniu podlegać wówczas będzie jedynie kwota zwiększająca bądź zmniejszająca wartość zapasów.