Licencja na program komputerowy o niskiej wartości

Zakupiliśmy licencję jednostanowiskową na program komputerowy za kwotę netto 1.800 zł. Spełnia ona warunki dla wartości niematerialnej i prawnej. Czy jednak, ze względu na niską wartość, możemy wydatek na jej zakup ująć bezpośrednio w kosztach w księgach rachunkowych?

Definicję wartości niematerialnych i prawnych zawiera art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, za wartości niematerialne i prawne uważa się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności m.in. licencje.

W przypadku gdy zakupiona licencja na program komputerowy spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, to zasadniczo ujmuje się ją w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a od jej wartości początkowej dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Odpisy te, na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dokonywane są z uwzględnieniem zasad określonych w art. 32 ust. 1-4 i ust. 6 tej ustawy. W księgach rachunkowych licencję na program komputerowy, która została zakwalifikowana do wartości niematerialnych i prawnych, ujmuje się zapisem:

- Wn konto 02 "Wartości niematerialne i prawne",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Ewidencja księgowa odpisu amortyzacyjnego od tej licencji może przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja) lub odpowiednie konto w zespole 5,

- Ma konto 07-2 "Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych".

W ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostki mogą stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Wynika to z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku gdy zakupiona wartość niematerialna i prawna w ocenie jednostki ma nieistotną wartość, to na podstawie art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości można dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego od jej wartości początkowej (nie wcześniej niż w miesiącu przyjęcia jej do używania). Jednostki same ustalają, jaka wartość początkowa składnika majątku zaliczanego do wartości niematerialnych i prawnych jest w ich ocenie nieistotna.

Poza tym w stosunku do niskocennych składników majątku spełniających definicję wartości niematerialnych i prawnych jednostki mogą zastosować inne uproszczenie - polegające na tym, że wartości niematerialne i prawne nieprzekraczające określonej wartości, np. kwoty granicznej wskazanej w przepisach ustaw o podatku dochodowym (3.500 zł), nie będą zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych. Wówczas ich wartość można ująć bezpośrednio w kosztach działalności operacyjnej na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty) lub odpowiednim koncie zespołu 5. Zakupioną licencję, której wartość została odpisana bezpośrednio w koszty, warto objąć ewidencją pozabilansową.

Sposób ujmowania w księgach niskocennych składników majątku spełniających definicję wartości niematerialnych i prawnych powinien wynikać z przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości.