Księgowanie faktur za telefon obejmujących przełom okresów

Otrzymujemy faktury za usługi telekomunikacyjne obejmujące okres na przełomie miesięcy, np. opłaty za rozmowy telefoniczne przeprowadzone od 11 stycznia do 10 lutego 2017 r. i abonament za okres od 11 lutego do 10 marca 2017 r. Do jakich miesięcy przyporządkowywać te koszty i pod jakimi datami ujmować w księgach rachunkowych?

Zgodnie z zasadą memoriału koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w tym okresie sprawozdawczym, którego dotyczą (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Koszty dotyczące przyszłych okresów aktywuje się poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów, a następnie odpisuje do właściwego okresu sprawozdawczego (por. art. 6 ust. 2 i art. 39 ust. 1 ustawy).

Trzymając się ściśle tych zasad, koszty rozmów telefonicznych i abonamentów powinny zostać odniesione w ciężar kosztów działalności operacyjnej tych miesięcy, których dotyczą. I tak, w sytuacji wskazanej w pytaniu, opłaty za rozmowy telefoniczne w okresie od 11 stycznia do 10 lutego 2017 r. powinny zostać przyporządkowane do stycznia i lutego 2017 r. i ujęte w kosztach tych miesięcy, a kwota abonamentu telefonicznego za okres od 11 lutego do 10 marca 2017 r. proporcjonalnie do lutego i marca 2017 r. Zatem faktura taka, wystawiona w lutym 2017 r., mogłaby być ujęta pod datą 31 stycznia 2017 r. (zakładając, że wpłynie do firmy przed zamknięciem tego miesiąca) zapisami:

a) wartość netto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) podatek VAT naliczony

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie" (w analityce: VAT naliczony do rozliczenia w obowiązującym terminie),

c) wartość brutto

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

d) rozliczenie kosztów - łączna wartość kosztów rozmów i abonamentu

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz

• wartość rozmów telefonicznych za styczeń 2017 r.

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

• wartość rozmów za luty 2017 r. oraz cała wartość abonamentu

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Następnie pod datą 1 lutego 2017 r. na podstawie PK należałoby przeksięgować wartość rozmów dotyczącą lutego 2017 r. i wartość abonamentu dotyczącą tego miesiąca:

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Z kolei pod datą 1 marca 2017 r. na podstawie PK należałoby dokonać tym samym zapisem (Wn konto zespołu 5, Ma konto 64-0) przeksięgowania wartości abonamentu dotyczącej marca 2017 r.

Przedstawione rozliczenie niepotrzebnie jednak komplikuje prace księgowe w trakcie roku. Dlatego bazując na tym, że ustawa o rachunkowości dopuszcza stosowanie uproszczeń rachunkowości, jeśli nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości) i że zazwyczaj koszty usług telekomunikacyjnych nie stanowią aż tak znaczącej kwoty - w praktyce jednostki najczęściej przyjmują inne rozwiązanie. Zapisują mianowicie w zasadach (polityce) rachunkowości, że w trakcie roku w sytuacji takiej, jak przedstawiona w pytaniu, nie dzielą kosztów usług telekomunikacyjnych na miesiące, których dotyczą, a księgują je w całości w jednym miesiącu, np. miesiącu, którego dotyczą w większej części, albo w miesiącu wystawienia lub otrzymania faktury.

W przypadku gdy jednostka przyjmie np., że księguje koszty usług telekomunikacyjnych w miesiącu wystawienia faktury, fakturę obejmującą opłatę za rozmowy telefoniczne w okresie od 11 stycznia do 10 lutego 2017 r. i abonament za okres od 11 lutego do 10 marca 2017 r., wystawioną w lutym 2017 r., może ująć w księgach rachunkowych pod datą jej wystawienia zapisami:

a) wartość netto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) podatek VAT naliczony

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie" (w analityce: VAT naliczony do rozliczenia w obowiązującym terminie),

c) wartość brutto

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

d) rozliczenie kosztów

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Trzeba podkreślić, że na przełomie lat obrotowych należy zastosować literalne brzmienie zasady memoriału, tj. przyporządkować koszty, w tym usług telekomunikacyjnych, dokładnie do tych lat, których dotyczą. Faktura za usługi telekomunikacyjne dotycząca np. w części 2016 r. i 2017 r. powinna więc zostać rozliczona na te lata.