Korekta zapisów księgowych dokonywana zapisami dodatnimi lub ujemnymi

Stosownie do postanowień art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stwierdzone w zapisach księgowych błędy mogą być poprawiane na dwa sposoby:

1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty,

2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi lub tylko zapisami ujemnymi.

W żadnym wypadku błędy powstałe podczas księgowania nie mogą być zdrapywane, zamazywane, wycierane lub usuwane w jeszcze inny sposób. Wymieniony w pkt 1 sposób stosuje się w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych ręcznie, na przykład za pomocą tzw. amerykanki. Takie poprawki muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca. Natomiast sposób korekty opisany w pkt 2 polega na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych specjalnego zapisu księgowego zwanego stornem. Ze względu na technikę dokonywania korekty wyróżnia się storno czarne, gdzie korekta następuje tylko zapisami dodatnimi oraz storno czerwone, dla którego korektę przeprowadza się tylko zapisami ujemnymi. Inaczej mówiąc, storno czarne polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, co dokonano zapisu błędnego, ale po przeciwnych stronach tych kont. Storno czerwone polega na wprowadzeniu zapisu korygującego na tej samej stronie, na której wystąpił błędny zapis, ale za pomocą liczb ujemnych. Korektę za pomocą storna czarnego (korekta zapisami dodatnimi) lub czerwonego (korekta zapisami ujemnymi) stosuje się w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, a także wtedy, gdy korektę błędnych zapisów przeprowadza się już po zamknięciu ksiąg miesiąca, w którym błędy te popełniono. Jeżeli natomiast operację zaksięgowano na właściwych kontach, po właściwych jego stronach, lecz w błędnej kwocie, to jednostka może zastosować uproszczenie w formie tzw. storna częściowego.

Należy pamiętać, że każda korekta błędnie dokonanego zapisu powinna być udokumentowana poleceniem księgowania - PK, spełniającym wymagania określone dla dowodu księgowego w art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości. Dodatkowo w treści dowodu należy podać:

• dane identyfikujące błędnie zaksięgowaną operację,
   
• dane księgowe zapisane błędnie,
   
• dane poprawne oraz inne dane uzasadniające korektę błędnie dokonanego zapisu.

Przykład

Korekta błędów księgowych zapisami dodatnimi (storno czarne)

I. Założenia:

1. W spółce z o.o. zakup towarów na kwotę netto: 4.500 zł został pomyłkowo zaksięgowany, zapisem: Wn konto 31 "Materiały", Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu", podczas gdy prawidłowy zapis to: Wn konto 33 "Towary", Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
    
2. Korekty błędnego zapisu dokonano stornem czarnym.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Wadą korekty błędnego zapisu przy zastosowaniu storna czarnego jest to, że powoduje ono zwiększenie obrotów na kontach. W przedstawionym przykładzie zwiększenie obrotów można zaobserwować na koncie 31 "Materiały" oraz 30 "Rozliczenie zakupu". W związku z tym storna czarnego nie powinno się stosować dla kont, których obroty są wykorzystywane do obliczania wskaźników lub wykazywane są w sprawozdaniach sporządzanych przez jednostkę.

Przykład

Korekta błędów księgowych zapisami ujemnymi (storno czerwone)

I. Założenia:

1. Spółka wydała z magazynu na produkcję materiały w kwocie: 15.000 zł.
    
2. Wydanie materiałów z magazynu do zużycia zostało ujęte błędnym zapisem: Wn konto 40-2 "Usługi obce", Ma konto 31 "Materiały", podczas gdy prawidłowy zapis to: Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii", Ma konto 31 "Materiały".
    
3. Korekty błędnego zapisu dokonano za pomocą storna czerwonego.
    
4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jak widać na przykładzie liczbowym korekta błędnego księgowania stornem czerwonym eliminuje z obrotów konta kwoty błędnie zaksięgowane i dzięki temu zachowuje czystość obrotów na tych kontach.

Przykład

Korekta błędnego zapisu stornem czarnym częściowym

I. Założenia:

1. Jednostka dokonuje miesięcznych odpisów amortyzacyjnych środka trwałego w kwocie: 2.570 zł.
    
2. Zaksięgowano odpis amortyzacyjny za bieżący miesiąc w kwocie: 2.750 zł.
    
3. Korekty błędnego zapisu dokonano stornem czarnym częściowym.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Korekta błędnego zapisu stornem czerwonym częściowym

I. Założenia:

1. W spółce z o.o. wspólnik podjął gotówkę z banku do kasy w kwocie: 7.800 zł.
    
2. Przy wprowadzaniu dokumentu potwierdzającego dokonanie wypłaty omyłkowo wprowadzono do ksiąg rachunkowych kwotę: 8.700 zł.
    
3. Po ujawnieniu błędu dokonano korekty błędnego zapisu stornem częściowym czerwonym.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: