Zapis techniczny stosowany w praktyce dla zachowania czystości obrotów na kontach

W ustawie o rachunkowości nie występuje pojęcie zapisu technicznego. Niemniej jednak zapis techniczny stosowany jest w praktyce, przede wszystkim w sytuacji, gdy na skutek korekty błędnych zapisów na kontach - obroty na tych kontach mogą dostarczać fałszywych informacji o przebiegu operacji gospodarczej i o sytuacji samej jednostki.

Zasadniczo błędy księgowe mogą pojawiać się na dokumentach księgowych, które stanowią podstawę zapisu, w samych zapisach dokonanych w urządzeniach księgowych, jak również na dodatkowych zestawieniach pomocniczych, czy kontrolnych. Błędy występujące na dokumentach księgowych dotyczą najczęściej treści tych dokumentów lub błędów rachunkowych. Z kolei błędne zapisy dokonane w urządzeniach księgowych mogą powstać w wyniku:

• zaksięgowania operacji gospodarczej na dwóch niewłaściwych kontach,
   
• zaksięgowania operacji na właściwych kontach, ale w niewłaściwej kwocie,
   
• pominięcia zapisu księgowego,
   
• zaksięgowania operacji na jednym właściwym koncie, a na drugim niewłaściwym,
   
• ujęcia jednej operacji dwukrotnie.

Zapisu technicznego dokonuje się po obu stronach tego samego konta w tej samej kwocie z tym samym znakiem (- lub +). Celem tego zapisu jest zachowanie czystości obrotów na koncie księgowym oraz przywrócenie jego pierwotnego charakteru - jeśli np. w wyniku korekty błędnych zapisów konto kosztów wykazuje obroty po stronie Ma, bądź konto przychodów wykazuje obroty po stronie Wn.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera. Do ewidencji kosztów działalności operacyjnej stosuje konta zespołu 4 i 5.
    
2. W lutym 2017 r. ujęła w księgach rachunkowych koszt archiwizacji danych w wysokości: 12.000 zł, zamiast: 1.200 zł, która była kwotą wynikającą z faktury. W wyniku błędu zostały zawyżone koszty usług obcych (zespół 4) oraz koszty zarządu (zespół 5) o kwotę: 10.800 zł.
    
3. Jednostka skorygowała błędny zapis, poprzez zmniejszenie kosztów na kontach zapisem dodatnim oraz dla zachowania czystości obrotów wprowadziła ujemny zapis techniczny. Zapisy te ujęto w księgach rachunkowych marca 2017 r.
    
4. Dla uproszczenia dekretację oraz księgowania dotyczące lutego i marca przedstawiono łącznie.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Na przykładzie widać, że zapis techniczny zniwelował obroty Ma na kontach kosztów, a obroty Wn tych kont odzwierciedlają w księgach rachunkowych prawidłową wysokość kosztów archiwizacji.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka usługowa w styczniu 2017 r. zaksięgowała przez pomyłkę przychody ze sprzedaży usług w wysokości: 64.000 zł na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zamiast na konto przeznaczone do ewidencji przychodów ze sprzedaży produktów.
    
2. Korekty błędnego księgowania jednostka dokonała w księgach lutego 2017 r., zapisem korygującym dodatnim i jednocześnie zastosowała ujemny zapis techniczny w celu zachowania czystości obrotów na kontach.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: