Nadpłata wobec ZUS wynikająca z błędnego naliczenia składek na FP i FGŚP

ZUS przeprowadził w naszej jednostce kontrolę, w wyniku której ustalił, iż w 2009 r. oraz w następnych latach błędnie naliczaliśmy składki na FP i FGŚP za pracowników, którzy ukończyli 60 lat (w przypadku mężczyzn) i 55 lat (w przypadku kobiet), źle interpretując przepisy obowiązujące w tym zakresie. W związku z powyższym powstała nadpłata wobec ZUS, którą zaliczono na poczet bieżących składek ZUS. Jak zaksięgować taką korektę oraz wynikającą na koncie nadpłatę?

W sytuacji opisanej w pytaniu w wyniku przeprowadzonej przez ZUS kontroli stwierdzono nadpłatę składek na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Oznacza to, iż jednostka naliczała i odprowadzała do ZUS składki na te fundusze w nieprawidłowej (nadmiernej) wysokości, co spowodowało zawyżenie kosztów w tym okresie. Wiąże się to m.in. z koniecznością dokonania stosownych korekt dokumentów ZUS oraz rozliczeniem powstałej nadpłaty w księgach pracodawcy.

W świetle przepisów bilansowych skutki błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, które zostały wykryte już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, ujmuje się w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, w którym je ujawniono (zob. art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Warto jednak pamiętać, iż w sytuacji gdy stwierdzoną nieprawidłowość można zakwalifikować do błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za lata poprzednie za spełniające wymagania art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości (tj. rzetelnie i jasno przedstawiającego sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik finansowy jednostki), to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (stratę) z lat ubiegłych" (por. art. 54 ust. 3 ww. ustawy). W księgach rachunkowych skutki korekty takiego błędu odnosi się na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" (w przedstawionej sytuacji, zapisem: Wn konto 22, Ma konto 82). Ocena popełnionego błędu należy przy tym do kierownika jednostki, gdyż ma charakter subiektywny i zależy od konkretnej sytuacji finansowej i majątkowej jednostki.

Natomiast samo zaliczenie powstałej nadpłaty składek na FP i FGŚP na poczet bieżących składek ZUS nie będzie ewidencjonowane w księgach. Kwotę wpłacanych składek jednostka będzie wówczas pomniejszać o powstałą nadpłatę, a saldo Wn konta 22 ulegnie rozliczeniu w momencie potrącenia z bieżących wpłat pełnej kwoty nadpłaconych składek.