Rezygnacja z prowadzenia kasy w spółce z o.o.

Czy istnieje obowiązek prowadzenia kasy w spółce z o.o.? Czy można prowadzić obrót gotówkowy przez rozrachunki z właścicielami (udziałowcami)? Jak ujmować w księgach operacje gotówkowe?

Ustawa o rachunkowości w odniesieniu do obrotu kasowego zawiera następujące regulacje:

a) księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, m.in. jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane (por. art. 24 ust. 5 pkt 3),

b) w przypadku prowadzenia kasy dla operacji gotówkowych prowadzi się konta ksiąg pomocniczych (por. art. 17 ust. 1 pkt 7),

c) na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadza się inwentaryzację środków pieniężnych w kasie w drodze spisu z natury (por. art. 26 ust. 1 pkt 1).

Zazwyczaj kasy nie prowadzi się w małych jednostkach, gdzie operacje dotyczące obrotu pieniężnego są dokonywane osobiście przez właściciela (wspólników) jednostki bądź też upoważnioną do tego osobę. Przy czym należy podkreślić, że taki sposób postępowania w odniesieniu do zasad ewidencji księgowej jest pewnego rodzaju uproszczeniem. Z kolei stosowanie wszelkich uproszczeń w księgach rachunkowych jest możliwe, gdy nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (por. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

W przypadku gdy jednostka decyduje się na nieprowadzenie kasy, nie wyodrębnia osoby odpowiedzialnej materialnie za stan gotówki w kasie, nie utrzymuje gotówki w jednostce, nie sporządza raportów kasowych oraz nie inwentaryzuje środków pieniężnych w kasie na dzień bilansowy. W takiej sytuacji jednostka nie stosuje też konta 10 "Kasa", a wszystkie operacje gotówkowe ewidencjonuje za pomocą konta rozrachunkowego, na przykład konta 24 "Pozostałe rozrachunki". Z reguły rozliczenia takich transakcji przebiegają w ten sposób, iż z rachunku bieżącego jednostki wypłacane są zaliczki przez uprawnioną do tego osobę, które następnie rozlicza się z uregulowanymi tymi środkami pieniężnymi zobowiązaniami. Ewidencja księgowa operacji gotówkowych w takiej sytuacji może wyglądać następująco:

Należy jednak podkreślić, że jeżeli jednostka zrezygnuje z rozliczeń prowadzonych za pomocą konta księgowego "Kasa", to nie będzie ona zwolniona z obowiązku ujęcia wpłat i wypłat gotówkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, na podstawie odpowiednich dowodów księgowych spełniających wymagania ustawy o rachunkowości. Niemniej jednak nie mogą to być, w tym przypadku, dokumenty "KP - Kasa przyjmie" oraz "KW - Kasa wypłaci". Mogą to być więc dowolnie przyjęte przez jednostkę do stosowania dokumenty, jeśli zawierają co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Przyjęte zasady obrotu gotówkowego w jednostce powinny być opisane w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości.