vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Koszty używania samochodów osobowych - ujęcie w księgach rachunkowych - Dodatek nr 7 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 9 (441) z dnia 1.05.2017

Opłaty czynszowe oraz koszty bieżącej eksploatacji wynajętego samochodu osobowego

Zamierzamy podpisać umowę najmu samochodu osobowego od innej firmy. Samochód ten wykorzystywany będzie do celów mieszanych. Jak zaksięgować wydatki związane z eksploatacją tego samochodu? Czy w księgach rachunkowych powinniśmy ujmować wyłącznie koszty do wysokości limitu (tzw. kilometrówki), czy wszystkie na podstawie dowodów źródłowych? Koszty działalności podstawowej rozliczamy za pośrednictwem kont zespołu 4 i 5.

W przypadku używania w działalności gospodarczej samochodów osobowych na podstawie umowy najmu, do ksiąg rachunkowych wprowadza się wszystkie wydatki związane z ich używaniem na podstawie dowodów źródłowych (np. faktur, rachunków) w wysokości faktycznie poniesionej. Dla celów bilansowych nie ma znaczenia, iż podatkowo wydatki na eksploatację samochodu uwzględnia się w kosztach tylko do limitu tzw. "kilometrówki".

Ewidencję księgową wydatków poniesionych na bieżącą eksploatację samochodów osobowych prowadzi się na kontach kosztów podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:

      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
         (w analityce: Zużycie materiałów i energii, Usługi obce, Pozostałe koszty rodzajowe),
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"
oraz równolegle:
      - Wn konto 55 "Koszty zarządu",
      - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

W ramach zespołu 4 można również utworzyć nowe konto, np. konto 40-7 "Koszty bieżącej eksploatacji wynajętego samochodu osobowego" z podziałem na poszczególne rodzaje kosztów (paliwo, części zamienne itp.). Z uwagi na fakt, iż wydatki na bieżącą eksploatację wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej objęte są dla celów podatkowych limitem, takie rozwiązanie ewidencyjne ułatwi ustalenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią - co do zasady - koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń. Dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika (por. art. 16 ust. 1 pkt 51 updop) lub niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych (por. art. 23 ust. 1 pkt 46 updof). W świetle przepisów podatkowych wydatki z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika (lub niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych), mogą stanowić podatkowy koszt uzyskania przychodu wyłącznie do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Wydatki dotyczące używania samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekroczyć kwoty limitu kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres. Jeśli zatem faktyczne wydatki są niższe od limitu wynikającego za dany okres z ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków. Jeżeli zaś kwota wydatków w danym miesiącu jest wyższa od limitu, mogą one zostać rozliczone - po zsumowaniu z wydatkami z tytułu używania pojazdu następnego miesiąca - w ramach limitu na następny miesiąc. Przeniesienie wydatków do rozliczenia w kolejnym miesiącu jest jednak możliwe tylko w obrębie danego roku podatkowego.

Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem określonym w przepisach o podatku dochodowym.

Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop. Czynsz bowiem jest zapłatą za uzyskanie jedynie tytułu prawnego umożliwiającego korzystanie. Nie można zatem jej utożsamiać z kosztem używania, a co za tym idzie nie należy dla takich kosztów stosować ograniczenia w postaci limitu. 

Opłaty czynszowe oraz koszty bieżącej eksploatacji wynajętego samochodu osobowego Potwierdził to Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 8 listopada 2013 r., nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005.

Zatem w księgach rachunkowych wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego, które nie są zaliczane do kosztów eksploatacji samochodu, można ująć zapisem:

      - Wn konto 40-2 "Usługi obce",
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"
oraz równolegle:
      - Wn konto 55 "Koszty zarządu",
      - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Warto w tym miejscu wspomnieć iż, podatnikowi przysługuje - co do zasady - prawo do odliczenia 50% kwoty VAT od wydatków poniesionych na zakup materiałów eksploatacyjnych do najmowanego samochodu osobowego. Dotyczy to wydatków poniesionych na zakup paliwa, usług naprawy lub konserwacji ww. pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tego pojazdu. Przy czym, jeśli samochód wykorzystywany byłby przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej, to po spełnieniu pewnych warunków przysługiwałoby prawo do odliczenia całego VAT.

Kwota VAT, która w świetle przepisów ustawy o VAT nie podlega odliczeniu, może zostać uznana za koszt podatkowy. W omawianej sprawie kwotę VAT od wydatków dotyczących eksploatacji samochodu osobowego używanego na podstawie umowy najmu ujmuje się - naszym zdaniem - w kosztach uzyskania przychodów w ramach limitu kilometrówki.


Przykład

I. Założenia:

  1. Spółka w lutym 2017 r. wynajęła od firmy zewnętrznej samochód osobowy marki "X" o nr rej. ZZ 2456 i poj. silnika pow. 900 m3. Pracownik użytkujący ten pojazd przekazał do rozliczenia z pobranej zaliczki faktury za paliwo na kwotę: 1.230 zł (w tym VAT: 230 zł). Ponadto spółka otrzymała fakturę za najem tego pojazdu w kwocie: 3.690 zł (w tym VAT: 690 zł). Zgodnie z przedstawioną i zatwierdzoną przez pracodawcę ewidencją przebiegu pojazdu pracownik w lutym przejechał: 2.450 km × 0,8358 zł/km = 2.047,71 zł.
     
  2. Spółka ujmuje koszty na kontach zespołu 4 i 5, a wydatki związane z używaniem samochodów niebędących własnością spółki ujmuje na koncie kosztów rodzajowych 40-7 "Koszty bieżącej eksploatacji wynajętego samochodu osobowego".
     
  3. Wynajmowany samochód jest wykorzystywany zarówno w działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. FZ - zakup paliwa do wynajętego samochodu:      
   a) uznanie pracownika 1.230 zł 30 23-4
   b) VAT podlegający odliczeniu: 230 zł × 50% =  115 zł 22-1 30
   c) obciążenie kosztów rodzajowych 1.115 zł 40-7 30
   oraz równolegle kosztów zarządu 1.115 zł 55 49
2. FZ - czynsz najmu samochodu osobowego:      
   a) wartość brutto 3.690 zł 30 21
   b) VAT podlegający odliczeniu: 690 zł × 50% =  345 zł 22-1 30
   c) obciążenie kosztów rodzajowych wartością netto wraz z VAT niepodlegającym
       odliczeniu: 3.000 zł + 345 zł = 
3.345 zł 40-2 30
   oraz równolegle obciążenie kosztów zarządu 3.345 zł 55 49

III. Księgowania:

Opłaty czynszowe oraz koszty bieżącej eksploatacji wynajętego samochodu osobowego


Uwaga:
Według ewidencji księgowej koszty używania wynajmowanego samochodu w danym miesiącu, które objęte są limitem, wyniosły narastająco: 1.115 zł, zaś limit wynikający z przedstawionej i zatwierdzonej przez pracodawcę ewidencji przebiegu pojazdu za ten miesiąc wynosił: 2.047,71 zł. Spółka zaliczy do kosztów podatkowych kwotę: 1.115 zł oraz czynsz najmu w kwocie: 3.345 zł.

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.AutowFirmie.pl » 
Więcej w zasobach płatnych
Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

sierpień 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
12
13
15
17
19
20
22
23
24
26
27
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60