Zasady rozliczania kosztów przejazdu prywatnym samochodem w celach służbowych w jazdach lokalnych

Gdy pracownik korzysta z prywatnego samochodu w celach służbowych, to pracodawca zobowiązany jest zwrócić koszty jego używania. Sposób ustalania, wyliczania oraz udokumentowania zwrotu tego rodzaju kosztów poniesionych w celach służbowych w jazdach lokalnych zawiera rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Zgodnie z tym rozporządzeniem, podstawę do dokonania zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych do jazd lokalnych powinna stanowić umowa cywilnoprawna, zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych. Zwrot wydatków związanych z używaniem przez pracownika prywatnego samochodu osobowego może odbywać się na dwa sposoby, to znaczy w ramach ryczałtu lub tzw. kilometrówki. W odniesieniu do obu sposobów zastosowanie mają określone w ww. rozporządzeniu stawki za jeden kilometr przebiegu, które wynoszą:

• 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
   
• 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Dla celów podatku dochodowego zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów prywatnych dla celów służbowych w jazdach lokalnych zarówno wypłacony w formie ryczałtu, jak i na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Od tej zasady są pewne wyjątki, tj. otrzymany ryczałt lub kilometrówka mogą być wolne od podatku dochodowego, gdy obowiązek ponoszenia tego rodzaju kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika z przepisów innych ustaw (por. art. 21 ust. 1 pkt 23b updof). W praktyce zwolnienie określone w tym przepisie dotyczy w szczególności listonoszy oraz pracowników służby leśnej.

Podstawę wymiaru składek ZUS pracownika, co do zasady, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Jednak zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników w celach służbowych, prywatnych samochodów osobowych zarówno w formie ryczałtu, jak i na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Jeżeli z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych, pracodawca - na podstawie zawartej umowy - wypłaca kwotę wyższą od miesięcznego ryczałtu wynikającego z rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, to nadwyżkę wypłaconego świadczenia ponad ten ryczałt powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS pracownika.