Ewidencja księgowa zwrotu kosztów w formie ryczałtu lub kilometrówki

Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych na podstawie przedstawionej ewidencji przebiegu pojazdu lub oświadczenia dotyczącego ryczałtu ujmuje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej, a dokładnie na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" bądź też na odpowiednim koncie w zespole 5.

W związku z tym, iż zarówno ryczałty, jak i kilometrówka za jazdy lokalne są opodatkowane podatkiem dochodowym, to ich wypłata odbywa się po potrąceniu naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, jak i w formie ryczałtu, może być wypłacony bezpośrednio w dniu rozliczenia tych kosztów lub wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc. W każdym z tych przypadków pracodawca dolicza kwotę ryczałtu, bądź kilometrówki do przychodów pracownika ze stosunku pracy uzyskanych w danym miesiącu i od łącznej kwoty pobiera miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy. Przy czym, jeżeli wypłata ryczałtu (lub kilometrówki) oraz wynagrodzenia ma miejsce w różnych terminach, wówczas w celu prawidłowego wyliczenia miesięcznych obciążeń podatkowych pracodawca każdą kolejną wypłatę rozlicza narastająco, to znaczy łącznie z wypłatami wcześniejszymi dokonanymi w tym samym miesiącu. Rozliczenie ostatniej wypłaty stanowi korektę wcześniejszych rozliczeń i wykazuje ostateczną kwotę zaliczki na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego.

Przykład

Zwrot kosztów w formie ryczałtu wypłacanego z wynagrodzeniem

I. Założenia:

1. Na podstawie umowy zawartej z pracodawcą pracownik wykorzystuje do jazd lokalnych w celach służbowych prywatny samochód osobowy, którego pojemność silnika wynosi powyżej 900 cm³. Pracownikowi przysługuje miesięczny limit: 500 km.
    
2. Według oświadczenia o używaniu prywatnego samochodu do celów służbowych złożonego za styczeń 2017 r., pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym 3 dni, zatem ustalenie kwoty ryczałtu przysługującej pracownikowi było następujące:

a) przyznany miesięczny limit: 500 km × 0,8358 zł = 417,90 zł,

b) kwota zmniejszenia ryczałtu: 3 dni × 1/22 × 417,90 zł = 56,99 zł,

c) kwota ryczałtu za styczeń 2017 r. wynosi: 417,90 zł - 56,99 zł = 360,91 zł.

3. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie za dany miesiąc 10-go dnia następnego miesiąca. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów (111,25 zł). Złożył on pracodawcy oświadczenie PIT-2.
    
4. Ryczałt za styczeń wypłacono razem z wynagrodzeniem za ten miesiąc 10 lutego 2017 r. (piątek). Ryczałt stanowi dodatkowy dochód pracownika podlegający opodatkowaniu. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi: 3.000 zł brutto. Rozliczenie składkowo-podatkowe prezentowało się następująco:

5. Składki na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP obciążające pracodawcę wynoszą:

a) składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalne (9,76%), rentowe (6,50%), wypadkowe (1,80%): 3.000,00 zł × 18,06% = 541,80 zł,

b) składki na FP (2,45%) i FGŚP (0,10%): 3.000 zł × 2,55% = 76,50 zł.

6. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: