Koszty przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Wysokość oraz sposób udokumentowania używania przez pracownika prywatnego samochodu w celach służbowych w ramach podróży służbowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). W świetle tego rozporządzenia pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę. Przy czym stawka za jeden kilometr przebiegu nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Koszty używania przez pracownika prywatnego samochodu podczas podróży służbowej (jeśli pracodawca wyraził na to zgodę), wylicza się na podstawie sporządzonej i przedstawionej do akceptacji przełożonemu ewidencji przebiegu pojazdu. Przychód z tytułu świadczeń otrzymanych w związku z podróżą służbową może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof. W oparciu o ten przepis, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w ww. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wynikająca z przepisów, np. zwróci pracownikowi koszty przejazdu w wysokości wyższej niż limit "kilometrówki", to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Podobnie, nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika (w tym kilometrówka) ale tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych.

Przykład

Rozliczenie kilometrówki w związku z podróżą służbową

I. Założenia:

1. Pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynikało, że w podróży przejechał 1.000 km.
    
2. Pracodawca wypłacił pracownikowi należne diety w wysokości: 60 zł, zwrócił koszty noclegu na podstawie przedłożonego rachunku w wysokości: 280 zł oraz koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych w wysokości: 835,80 zł (tj.: 1.000 km × 0,8358 zł).
    
3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: