Ujęcie w księdze faktury za telefon

Otrzymałem w maju br. fakturę za telefon, wystawioną 20 kwietnia 2017 r., dotyczącą okresu od 20 marca do 19 kwietnia 2017 r. Termin płatności tej faktury to 4 maja 2017 r. Pod jaką datą wprowadzić ją do księgi podatkowej?

Koszty usług telekomunikacyjnych ujmuje się w księdze podatkowej zgodnie z art. 22 ustawy o pdof. Termin płatności faktury ani data jej faktycznej zapłaty nie ma wpływu na moment jej ujęcia w kosztach w księdze podatkowej.

W pytaniu nie wskazano, jaką metodą podatnik prowadzi księgę podatkową - określoną w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof (tzw. uproszczoną), czy w art. 22 ust. 5-5c i 6 ustawy (tzw. memoriałową). W przypadku stosowania metody uproszczonej podatnik ujmuje w księdze koszty zasadniczo w momencie ich poniesienia. Dzień poniesienia kosztu zdefiniowano w art. 22 ust. 6b ustawy o pdof. Jest to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. W sytuacji więc, gdy podatnik prowadzi księgę metodą uproszczoną, fakturę za telefon powinien ująć w kolumnie 13 księgi "Pozostałe wydatki" pod datą jej wystawienia, tj. 20 kwietnia 2017 r.

Gdyby podatnik prowadził księgę metodą memoriałową, w trakcie roku koszty usług telekomunikacyjnych stanowiące koszty pośrednio związane z przychodami również powinien księgować w dacie wystawienia faktur je dokumentujących. Jednak jeśli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, trzeba rozliczyć je proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c ustawy o pdof). Stąd jeśli podatnik prowadzi księgę metodą memoriałową, koszty usług telekomunikacyjnych w trakcie roku ujmować powinien w kolumnie 13 księgi pod datą wystawienia faktury (tu: pod datą 20 kwietnia 2017 r.). Natomiast koszty z faktury za usługi telekomunikacyjne wystawionej w styczniu 2018 r. dokumentującej usługi wykonane w grudniu 2017 r. oraz w styczniu 2018 r. powinny zostać rozliczone proporcjonalnie na lata podatkowe, których dotyczą.

Warto dodać, że w przypadku usług telekomunikacyjnych prawo do odliczenia VAT wystąpi w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Stanowi tak art. 86 ust. 10b pkt 1 i ust. 11 ustawy o VAT (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.). Ponieważ fakturę zakupu usług telekomunikacyjnych podatnik otrzymał w maju br., wynikający z niej podatek VAT naliczony może odliczyć w rozliczeniu za ten miesiąc albo za czerwiec lub lipiec.