Ewidencja czynszu pobranego z góry przy usłudze najmu

Podpisaliśmy umowę najmu pomieszczenia biurowego (stanowiącego nasz środek trwały) na okres dwóch lat, tj. od czerwca 2017 r. do maja 2019 r. Wynajem nie jest naszą podstawową działalnością operacyjną. Zgodnie z umową w czerwcu 2017 r. nastąpiła zapłata z góry za cały okres wynajmu. Wystawiliśmy na tę okoliczność fakturę sprzedaży. Czy powinniśmy w całości odnieść ją do przychodów czerwca 2017 r., czy ująć jako rozliczenia międzyokresowe przychodów i zaliczać do przychodów w podziale na poszczególne lata obrotowe?

Pobrany z góry czynsz z tytułu umowy najmu należy odnieść do rozliczeń międzyokresowych przychodów i następnie przyporządkowywać go do okresów, w których jest realizowana usługa najmu.

Wartość otrzymanego z góry czynszu rozlicza się zgodnie z postanowieniami art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują m.in. równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych. Oznacza to, że wynajmujący wartość netto otrzymanego z góry czynszu za wynajem (np. pomieszczenia biurowego) powinien zaksięgować na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

Wielkość ujęta na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" jest następnie odnoszona do przychodów w okresach, w których jest wykonywana usługa najmu (czyli najczęściej odbywa się to w okresach miesięcznych). Jeśli wynajem nieruchomości nie jest przedmiotem podstawowej działalności operacyjnej jednostki, to przychody w postaci otrzymanego czynszu, jako pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, ujmuje się w pozostałych przychodach operacyjnych (por. art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości). Pod datą wykonania usługi najmu wartość miesięcznego czynszu jest zatem przeksięgowywana z konta 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Warto zaznaczyć, że w jednostkach, w których wynajem związany jest z podstawową działalnością operacyjną, przychód z tytułu wynajmu nieruchomości odnoszony jest na konto służące ewidencji przychodów z działalności podstawowej, np. na konto 70-0 "Sprzedaż usług".

Pobrany z góry czynsz z tytułu umowy najmu nie może zostać zaliczony jednorazowo do przychodów w miesiącu otrzymania zapłaty.

Zapisy związane z otrzymaniem czynszu i następnie rozliczaniem jego wartości do przychodów miesiąca, którego dotyczy, mogą przebiegać w następujący sposób:

1) WB - otrzymanie od kontrahenta wpłaty tytułem pobrania z góry należności czynszowej:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Imienne konto najemcy),

2) faktura dokumentująca otrzymaną z góry należność czynszową:

a) kwota brutto

-  Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Imienne konto najemcy),

-  Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

b) VAT należny

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

-  Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

3) odniesienie do przychodów kwoty czynszu przypadającej na dany miesiąc:

-  Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

-  Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

W zależności od wzoru sprawozdania finansowego, z którego jednostka korzysta, wartość opłaconego z góry czynszu odniesionego do rozliczeń międzyokresowych przychodów (figurującego jako saldo Ma na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów") ujawnia się w pasywach bilansu w pozycji:

a) B.IV.2 "Inne rozliczenia międzyokresowe" z podziałem na długo- i krótkoterminowe - według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości,

b) B "Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania" - przy zastosowaniu załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości,

c) B.IV "Rozliczenia międzyokresowe" - jeśli jednostka korzysta z załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości.

Przykład Założenia Jednostka wynajęła pomieszczenie biurowe na okres 2 lat, tj. od 1 czerwca 2017 r. do 31 maja 2019 r. (najem nie stanowi jej działalności podstawowej). Miesięczna kwota czynszu netto to 500 zł.   Zgodnie z zawartą umową najemca opłacił w czerwcu 2017 r. przelewem czynsz z góry za 2 lata w łącznej kwocie brutto 14.760 zł. W dniu otrzymania zapłaty wystawiono fakturę dokumentującą to zdarzenie na kwotę 14.760 zł (w tym VAT należny 2.760 zł). Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma Zapisy w 2017 r. 1. WB - wpływ należności z tytułu czynszu: 14.760 zł 13-0 24 2. Faktura dokumentująca otrzymanie czynszu:          a) kwota brutto 14.760 zł 24 84    b) VAT należny 2.760 zł 84 22-1 3. PK - zarachowanie do przychodów czynszu za okres czerwiec-grudzień 2017 r. (dla uproszczenia w łącznej kwocie): 500 zł × 7 m-cy = 3.500 zł 84 76-0 Zapisy w 2018 r. 1. PK - zarachowanie do przychodów czynszu za styczeń 2018 r.: 500 zł 84 76-0 Księgowania w 2017 r. Księgowania w 2018 r. W bilansie sporządzanym na dzień 31 grudnia 2017 r. według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości jednostka wykaże saldo Ma konta 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" w kwocie 8.500 zł w pasywach w pozycji B.IV "Rozliczenia międzyokresowe".