Ujęcie księgowe refaktur za media

Rozpoczęliśmy wynajem pomieszczeń w budynku biurowym. Koszty mediów, np. gazu, prądu, wody, wynikające z otrzymanych od dostawców faktur, będziemy refakturować na najemcę. Refaktury będą wystawiane na przełomie miesiąca, gdyż faktury od dostawców mediów najczęściej wpływają do nas w miesiącu następnym. Przykładowo koszty zużycia wody dotyczące maja 2017 r. będą refakturowane w czerwcu 2017 r. W jakim miesiącu powinniśmy ewidencjonować przychód z refaktur i na jakim koncie?

Ustawa o rachunkowości nie reguluje w odrębny sposób kwestii refakturowania kosztów. Z tego względu koszty i przychody z tego tytułu powinny być księgowane według ogólnych zasad. Zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, koszty i przychody związane z refakturowaniem należy ewidencjonować w okresie, którego dotyczą. Nie ma znaczenia data zapłaty ani data wystawienia faktury i refaktury. Trzeba więc je rozliczać w księgach rachunkowych w tym samym okresie sprawozdawczym. Na operacji refakturowania nie może bowiem powstać zysk lub strata, gdyż mogłoby to powodować zniekształcenie wyniku finansowego jednostki w danym okresie sprawozdawczym.

Jest to w szczególności istotne na przełomie roku obrotowego. Przykładowo, jeśli koszty mediów zostały poniesione w grudniu danego roku obrotowego, a refaktura została wystawiona w styczniu roku następnego, to zarówno koszt, jak i przychód trzeba ująć w księgach rachunkowych w grudniu danego roku obrotowego.

Ta sama zasada obowiązuje również na przełomie miesiąca. Jeżeli zatem faktura pierwotna i refaktura zostały wystawione w różnych miesiącach, to konieczne jest wprowadzenie kosztu i przychodu do ksiąg tego samego okresu (chyba że księgi za dany miesiąc zostały już zamknięte, to wtedy przychód z refaktury ujmuje się na bieżąco, czyli w miesiącu wystawienia refaktury - nie dotyczy to jednak przełomu roku).

Przyjmuje się, że koszty i przychody związane z refakturowaniem mediów są generalnie pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki. Dlatego ewidencjonuje się je zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości odpowiednio na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" i 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". Gdyby z części kosztów mediów jednostka korzystała na własne potrzeby, wówczas w tej części ujmuje się je w kosztach działalności operacyjnej. W ewidencji księgowej fakturę otrzymaną od dostawcy mediów można ująć zapisami:

a) kwota brutto faktury

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony do odliczenia w odpowiednim okresie

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) rozliczenie kosztu w części przeznaczonej na potrzeby własne wynajmującego

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

d) rozliczenie kosztu w części refakturowanej na ostatecznych odbiorców, np. najemców

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Wystawioną na ostatecznego odbiorcę refakturę z tytułu zwrotu kosztów mediów można z kolei ująć w sposób przedstawiony w przykładzie.

Przykład Założenia Jednostka w dniu 5 czerwca 2017 r. otrzymała fakturę za zużycie w maju br. prądu w budynku będącym przedmiotem wynajmu (wynajem nie stanowi jej podstawowej działalności). Z faktury wystawionej 31 maja br. wynika, że wartość zużytej w maju br. energii elektrycznej wyniosła brutto 940,95 zł (w tym VAT 175,95 zł).   W dniu 6 czerwca 2017 r. wystawiono refakturę na kwotę brutto 940,95 zł ze stawką VAT 23%. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura za zużycie prądu w maju br.:    a) zobowiązanie brutto 940,95 zł 30 21    b) VAT naliczony (do odliczenia w czerwcu br.) 175,95 zł 22-2 30    c) wartość netto 765,00 zł 76-1 30 2. Refaktura za prąd zużyty w maju br.:    a) wartość netto 765,00 zł 76-0    b) VAT należny (do rozliczenia w czerwcu br.) 175,95 zł 22-1    c) należność brutto 940,95 zł 20 3. PK - przeksięgowanie VAT (zapis w czerwcu br.):    a) należnego 175,95 zł 22-1 22-1    b) naliczonego 175,95 zł 22-2 22-2 Księgowania