Ewidencja w księdze przychodu z tytułu kary umownej

Zleceniobiorca wykonał zleconą mu przez naszą spółkę jawną usługę z dwumiesięcznym opóźnieniem. Naraził on tym samym spółkę jawną (zleceniodawcę) na straty. Czy o kwotę należnej spółce kary umownej, wynikającej z wystawionej przez nią noty księgowej, spółka powinna zmniejszyć wartość wykonanej na jej rzecz usługi wpisanej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki"?

NIE. Spółka jawna rozliczająca się z podatku dochodowego na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązana jest wpisać do tej księgi kwotę kary umownej w kolumnie 8 "Pozostałe przychody" - pod datą jej otrzymania. Podstawą dokonania tego zapisu nie będzie nota obciążeniowa wystawiona przez spółkę jawną, lecz dowód potwierdzający faktyczne otrzymanie przez nią kary umownej.

Z przepisów ustawy o pdof wynika, że za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek VAT (art. 14 ust. 1 ustawy o pdof). Generalnie, w świetle art. 14 ust. 1c wymienionej ustawy, za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważa się, z zastrzeżeniem ust. 1e, 1h i 1i, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku (art. 14 ust. 1e ustawy o pdof). Te same zasady stosuje się do dostawy energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego na podstawie art. 14 ust. 1h ustawy o pdof.

Z kolei, w myśl art. 14 ust. 1i ustawy o pdof, w przypadku otrzymania przychodu z działalności gospodarczej, do którego nie stosuje się ust. 1c, 1e i 1h, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty. Ten przepis ma zastosowanie do przychodów wyszczególnionych w art. 14 ust. 2 ustawy o pdof. Mowa jest tutaj m.in. o otrzymanych przez podatników karach umownych (art. 14 ust. 2 pkt 4 ustawy o pdof).

Oznacza to, że przychód podatkowy w przypadku kar umownych nie powstanie w dniu naliczenia kary umownej i wystawienia noty obciążeniowej, lecz z chwilą jej faktycznego otrzymania.

Odnosząc się do sytuacji przedstawionej w pytaniu należy wskazać, że spółka jawna obowiązana jest ująć w księdze podatkowej przychód z tytułu kary umownej pod datą jej rzeczywistego otrzymania. Przykładowo, jeżeli kara umowna z tytułu nieterminowo wykonanej usługi przez zleceniobiorcę wpłynęła na rachunek bankowy spółki jawnej 25 maja 2017 r., to przychód podatkowy z tego tytułu powstał właśnie w tym dniu.

W tym przypadku podstawą dokonania zapisu w księdze podatkowej jest wyciąg bankowy z tego dnia. Na jego podstawie spółka jawna powinna dokonać następujących zapisów w księdze podatkowej za maj 2017 r.:

• w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" - dzień wpływu kary umownej na jej rachunek bankowy, tj. 25 maja 2017 r., 
   
• w kolumnie 8 "Pozostałe przychody" - kwota otrzymanej kary umownej.