Nieistotny koszt ubezpieczenia budynku księgowany jednorazowo

Opłaciliśmy polisę ubezpieczeniową dotyczącą budynku ujętego w ewidencji środków trwałych. Wystawiono ją 3 sierpnia 2017 r. i obowiązuje od 1 sierpnia 2017 r. do 31 lipca 2018 r. Jej koszt to 2.900 zł i chcielibyśmy rozliczyć go jednorazowo w sierpniu 2017 r. Czy jest to możliwe w ujęciu bilansowym i podatkowym?

W ujęciu bilansowym generalnie obowiązuje zasada memoriału stanowiąca, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć koszty w okresie, którego dotyczą (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jednocześnie z zasady współmierności wynika, że koszty dotyczące przyszłych okresów zaliczane być powinny do aktywów danego okresu sprawozdawczego (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Aktywa tworzone w celu rozliczenia kosztów przyszłych okresów na okresy, których dotyczą, to czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zasadniczo więc koszty przyszłych okresów rozlicza się w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Jednak przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jednostki mogą stosować uproszczenia w przypadku, o którym mówi art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego. W ramach uproszczeń jednostki mogą zapisać w zasadach (polityce) rachunkowości, że kwoty kosztów dotyczących przyszłych okresów, które nie są istotne, nie będą rozliczane w czasie, tylko księgowane w okresie sprawozdawczym, w którym je poniesiono.

Koszty ubezpieczeń majątkowych dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych - w sytuacji opisanej w pytaniu obejmują w części lata 2017 i 2018. Jeśli jednak ich kwota jest nieistotna i jednostka ma zapisane w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, że nieistotne koszty przyszłych okresów stanowią koszty bilansowe w okresie ich poniesienia, to nie musi ich rozliczać w czasie. Warto przy tym wskazać, że poziom istotności jednostka ustala we własnym zakresie.

Natomiast jeśli chodzi o rozstrzygnięcie podatkowe sytuacji przedstawionej w pytaniu, to zastosowanie mają przepisy art. 15 ust. 4d i 4e ustawy o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.) lub art. 22 ust. 5c i 5d ustawy o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.). Regulują one kwestię ujęcia w kosztach uzyskania przychodów kosztów innych niż bezpośrednio związane z przychodami (kosztów pośrednich), takich jak m.in. koszty ubezpieczeń majątkowych. Dla celów podatku dochodowego koszty takie są potrącalne w dacie ich poniesienia, tj. w odniesieniu do podatników prowadzących księgi rachunkowe - w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jednak jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Powstały wątpliwości, czy nieistotne koszty dotyczące okresu przekraczającego rok podatkowy mogą być dla celów podatkowych ujmowane jednorazowo w kosztach uzyskania przychodów, czy też należy je rozliczyć na lata podatkowe, których dotyczą. Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów z dnia 30 marca 2017 r. na pytanie naszego Wydawnictwa w tej sprawie wynika, że w odniesieniu do kosztów pośrednio związanych z przychodami o ich uwzględnieniu podatkowym decyduje moment ujęcia w kosztach w księgach rachunkowych. Zatem jeśli w sytuacji opisanej w pytaniu jednostka zastosuje uproszczenie i ujmie nieistotny koszt ubezpieczenia jednorazowo w kosztach działalności operacyjnej miesiąca, w którym wystawiono polisę, będzie on kosztem podatkowym w tym samym miesiącu.

Przykład Założenia Jednostka zawarła umowę ubezpieczenia budynku firmowego w dniu 3 sierpnia 2017 r. Polisa obejmuje okres od 1 sierpnia 2017 r. do 31 lipca 2018 r., a roczna składka wynosi 2.900 zł.    Zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości wydatek ten jest nieistotny i zostanie ujęty w kosztach w dacie wystawienia polisy.    Jednostka rozlicza koszty działalności operacyjnej tylko w układzie rodzajowym. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Polisa ubezpieczeniowa - zapis w sierpniu 2017 r.: 2.900 zł 40 24 Księgowania Ujęcie podatkowe Jednostka ujmie kwotę 2.900 zł w kosztach sierpnia 2017 r.