Ewidencja rezerwy na naprawy gwarancyjne

Na koniec 2016 r. oszacowaliśmy rezerwę na naprawy gwarancyjne w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. W jaki sposób rezerwę tę rozliczać w księgach rachunkowych 2017 r., jeśli ewidencję kosztów prowadzimy na kontach zespołu 4 i 5?

W podmiotach sprzedających towary lub produkty długotrwałego użytku, na które udzielane są gwarancje, może w okresie objętym tymi gwarancjami pojawić się konieczność naprawy lub wymiany tych towarów lub produktów. Z tego tytułu jednostki ponoszą koszty napraw gwarancyjnych, na które należy w księgach rachunkowych utworzyć rezerwę. Dokonuje się jej w formie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, w sposób wskazany w art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Na mocy tego przepisu, jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń m.in. wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.

Ustalając wysokość takiej rezerwy, uwzględnia się wartość sprzedaży towarów lub produktów objętych gwarancją oraz dane dotyczące rzeczywistych kosztów napraw gwarancyjnych za lata poprzednie. W jednostce, która prowadzi pełny rachunek kosztów działalności operacyjnej, utworzenie rezerwy może przebiegać zapisem:

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" (w analityce: Rezerwy na koszty),

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Trzeba pamiętać, że rezerwa ta nie stanowi kosztu podatkowego. Z tego względu wskazane jest ujmować ją w ewidencji analitycznej jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (NKUP).

Rozliczenie rezerwy na naprawy gwarancyjne następuje z chwilą poniesienia kosztów napraw gwarancyjnych, zapisem: Wn konto 64-1, Ma konto 52.

Rezerwa taka podlega rozwiązaniu również wtedy, gdy upłynął okres, na jaki udzielono gwarancji. Odpisuje się ją wówczas w kwocie odpowiadającej niewykorzystanej części biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Przykład Założenia Jednostka handlowa sprzedaje towary, na które udzielana jest 24-miesięczna gwarancja. Na dzień 31 grudnia 2016 r. wyceniła ona bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów na naprawy gwarancyjne w kwocie 36.000 zł. Rezerwę tę zaksięgowano zapisem:   - Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" (w analityce: Rezerwy na koszty - NKUP), - Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".   Na początku 2016 r. stan rezerw na naprawy gwarancyjne wynosił 0 zł.   Od stycznia do sierpnia 2017 r. - tj. w okresie gwarancji - jednostka otrzymała od firmy dokonującej napraw gwarancyjnych faktury za naprawy towarów o łącznej wartości brutto 14.760 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu 2.760 zł).   Jednostka ewidencjonuje koszty działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 i 5. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktury za naprawę towarów w okresie gwarancji (dla uproszczenia w łącznej kwocie):                     a) wartość brutto usług 14.760 zł 30 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 2.760 zł 22-2 30    c) wartość netto usług 12.000 zł 40 30    oraz równolegle 12.000 zł 52 49 2. PK - rozliczenie rezerwy na koszty napraw gwarancyjnych: 12.000 zł 64-1 52 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.)