vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Ewidencja w księdze wydatków pracowniczych - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 73 (1427) z dnia 11.09.2017

Zapisy w księdze podatkowej dotyczące składek ZUS

W przedsiębiorstwie osoby fizycznej wynagrodzenia pracowników wypłacane są w terminie wynikającym z zawartych umów o pracę. Z jaką datą wpisywać do księgi składki ZUS od tych wynagrodzeń finansowane przez pracodawcę - z datą ich zapłaty do ZUS czy ostatniego dnia miesiąca, za który wypłaty są należne? Czy lista płac może być podstawą zapisu?

Składki ZUS od wynagrodzeń ze stosunku pracy w części finansowanej przez płatnika zalicza się do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof. Z przepisu tego wynika, że mogą one być kosztami uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia są należne, jeśli zostaną opłacone:

1) w terminach wynikających z odrębnych przepisów - w sytuacji gdy wynagrodzenia są wypłacane lub stawiane do dyspozycji w miesiącu, za który są należne,

2) nie później niż do 15. dnia miesiąca następnego - w przypadku gdy wynagrodzenia są wypłacane lub stawiane do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

W sytuacji niedochowania tych terminów składki ZUS finansowane przez pracodawcę są kosztami uzyskania przychodów w miesiącu ich faktycznej zapłaty do ZUS - stosuje się wówczas art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o pdof.

W pytaniu nie wskazano, czy wynagrodzenia są wypłacane w terminie do końca miesiąca, za który są należne (np. za sierpień 2017 r. - do 31 sierpnia 2017 r.), czy w miesiącu następnym, w terminie nie późniejszym niż do 10. dnia tego miesiąca (np. za sierpień 2017 r. do 10 września 2017 r.). Wiadomo tylko, że pracodawca przestrzega terminów wypłaty wynagrodzeń wynikających z umów o pracę, co ma duże znaczenie, bo składki ZUS finansowane przez pracodawcę od nieterminowo wypłaconych wynagrodzeń stanowią koszty uzyskania przychodów w dacie ich przekazania do ZUS - nie są bowiem spełnione warunki wskazane wcześniej w pkt 1 i 2.

Jeżeli więc pracodawca wypłaca wynagrodzenia pracownikom w miesiącu, za który są należne, to składki ZUS od tych wynagrodzeń finansowane przez pracodawcę mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych tego miesiąca, jeśli zostaną zapłacone do ZUS w terminie wynikającym z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. do 15. dnia następnego miesiąca (patrz pkt 1).

Natomiast jeśli pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenia za dany miesiąc w miesiącu następnym, składki ZUS od tych wynagrodzeń finansowane przez pracodawcę mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych tego danego miesiąca, gdy zostaną zapłacone do ZUS w terminie o miesiąc wcześniejszym niż wynika to z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. do 15. dnia miesiąca, w którym wypłacono wynagrodzenia (patrz pkt 2).

Data ujęcia w księdze podatkowej składek ZUS od wynagrodzeń pracowników finansowanych przez pracodawcę zależy więc od tego, czy zostaną one zapłacone do ZUS w terminach wynikających z art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof. Jeśli tak, to stanowią koszt podatkowy w miesiącu, za który wynagrodzenia są należne i podatnik wpisze je do księgi pod datą ostatniego dnia tego miesiąca. Jeżeli nie, to należy je wpisać do księgi pod datą ich zapłaty do ZUS (zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o pdof). Za dzień zapłaty składek do ZUS dokonanej przelewem bankowym uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika.

Składki ZUS finansowane przez pracodawcę wpisuje się do księgi podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". Wynika to wprost z pkt 13 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podstawą ujmowania tych składek w księdze podatkowej jest zazwyczaj wyciąg bankowy, z racji tego, że data dokonania zapłaty do ZUS wynikająca z tego wyciągu ma wpływ na określenie momentu zaliczenia ich do kosztów podatkowych. Natomiast samo wyliczenie składek ZUS od wynagrodzeń pracowników finansowanych przez pracodawcę może być dokonane w liście płac (jak w sytuacji wskazanej w pytaniu) lub w odrębnym dokumencie sporządzonym dla tych celów.

Warto podkreślić, że składek ZUS od wynagrodzeń pracowników w części finansowanej przez nich nie ujmuje się odrębnie w księdze podatkowej. Zawierają się one w kwocie wynagrodzenia brutto, księgowanej w kolumnie 12 księgi podatkowej "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze", zgodnie z zasadami określonymi w art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof.

Trzeba też dodać, że ewentualne odsetki za zwłokę od nieterminowo uregulowanych składek ZUS nie stanowią kosztów uzyskania przychodów nawet wówczas, gdy są zapłacone (art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o pdof). Nie podlegają zatem ujęciu w księdze.


Czy w wierszu, w którym wpisuje się składki ZUS, trzeba w kolumnie 4 i 5 księgi wpisać nazwę firmy, czy ZUS?

Kolumny 4 "Kontrahent - imię nazwisko (firma)" i 5 "Kontrahent - adres" księgi podatkowej są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów), gdy transakcje te udokumentowane są fakturami i paragonami. Kolumn tych nie wypełnia się w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych. Tak wynika z pkt 5 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zatem w wierszu, w którym księgowane są składki ZUS pracowników czy pracodawcy, kolumny 4 i 5 mogą pozostać niewypełnione. Obowiązek ich wypełnienia dotyczy bowiem operacji zakupu materiałów i towarów lub sprzedaży towarów czy wyrobów, gdy dokumentuje je faktura lub paragon, a nie opłacania składek ZUS. Nie ma przeszkód, by podatnik dobrowolnie w wierszu, w którym ujmuje koszt składek ZUS, wpisywał w kolumnie 4 i 5 dane ZUS lub tylko w kolumnie 4 jego nazwę.

Przykład

Założenia

Przedsiębiorca wynagrodzenia pracowników za sierpień 2017 r. wypłacił zgodnie z umowami o pracę w dniu 8 września 2017 r. w łącznej kwocie 80.000 zł. Jak wynika z listy płac za sierpień 2017 r., składki ZUS finansowane przez pracodawcę (na ubezpieczenia emerytalne 9,76%, rentowe 6,50%, wypadkowe 1,80%, na Fundusz Pracy 2,45%, na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,10%) wyniosły łącznie 16.488 zł. Pracodawca opłacił je do ZUS 15 września 2017 r., mieszcząc się w terminie, o którym mowa w art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof.

Zapisy w księdze podatkowej

Lp. Data
zdarzenia
gospodar-
czego
Nr
dowodu księgo-
wego
Kontrahent Opis
zdarzenia gospo-
darczego
Przychód
Imię i  nazwisko (firma) Adres Wartość sprzeda-
nych towarów i usług
Pozostałe przychody Razem przychód (7+8)
 zł gr  zł gr  zł gr
1 2 3 4 5 6 7 8 9
...                      
96. 31.08.2017 r. Wyciąg bankowy 222/2017 ZUS Oddział w Gdańsku   Składki ZUS od wyna-
grodzeń pracowników za sierpień 2017 r.
           

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu Koszty uboczne zakupu Wydatki (koszty) Koszty działalności badawczo
-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym
Uwagi
Wynagro-
dzenia w gotówce i w naturze
Pozostałe wydatki Razem wydatki (12+13) Opis kosztu Wartość
 zł gr  zł gr  zł gr  zł gr  zł gr  zł gr  zł gr
10 11 12 13 14 15 16 17
...                              
            16.488 00 16.488 00            
 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsiegowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

październik 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
3
4
6
7
8
11
13
14
15
17
19
21
22
24
26
27
28
29
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60