Nadwyżki i niedobory środków trwałych ujawnione w wyniku inwentaryzacji

Podczas spisu z natury w naszej jednostce ujawniono różnice w środkach trwałych (niedobory i nadwyżki). Jak ująć i następnie rozliczyć powstałe różnice?

Stwierdzone podczas inwentaryzacji różnice w stanie środków trwałych - do czasu wyjaśnienia przyczyn ich powstania i zatwierdzenia przez kierownika jednostki sposobu ich ostatecznego rozliczenia - ujmuje się na koncie 24-1 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek", osobno ujmując niedobory i nadwyżki w ewidencji analitycznej do tego konta. Na koniec roku obrotowego konto to nie powinno wykazywać salda.

W celu doprowadzenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych do stanu potwierdzonego spisem z natury dokonuje się w księgach następujących zapisów:

Co istotne, przed wprowadzeniem ujawnionego środka trwałego do ewidencji bilansowej należy ustalić jego wartość początkową. Zasadniczo, ujawnione w wyniku inwentaryzacji nadwyżki środków trwałych wycenia się w ich cenie nabycia lub koszcie wytworzenia w oparciu o posiadaną dokumentację dotyczącą tych środków trwałych. W przypadku braku możliwości odtworzenia wartości początkowej obiektu wyznacza się ją w wysokości ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Przy czym, jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny sprzedaży netto danego składnika aktywów, to należy w inny sposób określić jego wartość godziwą (zob. art. 28 ust. 2 i 5 ustawy o rachunkowości).

Po uzyskaniu pewności (weryfikacji przez jednostkę przyczyn powstania nadwyżki), że jest to rzeczywiste ujawnienie, następuje zarachowanie wartości nadwyżki do odpowiednich przychodów lub na zmniejszenie kosztów sprzedanych produktów. Jeżeli spełnione są warunki wymienione w art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości, to zdarzenie to można potratować jako korektę błędów lat ubiegłych.

Jeżeli jednostka ustali, że środek trwały został wytworzony np. w ramach prac remontowych lub przy okazji likwidacji maszyn, pojazdów itp., to stwierdzoną nadwyżkę rozliczy w korespondencji z kontem pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:

Przykład

Środek trwały został wytworzony przy okazji remontu
lub likwidacji innych środków trwałych

I. Założenia:

W toku inwentaryzacji ujawniono środek trwały. Po dokładnej weryfikacji ewidencji środków trwałych i dokumentacji księgowej ustalono, że powstał on w wyniku likwidacji maszyny. Nie jest możliwe odtworzenie wartości początkowej ani ceny sprzedaży netto tego środka trwałego. Ustalono zatem jego wartość godziwą w wysokości: 5.000 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

W sytuacji gdy ujawniony środek trwały został wytworzony przez jednostkę w ramach działalności operacyjnej, rozliczenie jego nadwyżki odbędzie się poprzez korektę kosztów sprzedanych produktów w wysokości kosztów jego wytworzenia, zapisem:

Jeśli z dokonanej weryfikacji ewidencji środków trwałych oraz dokumentacji księgowej wynika, że ujawniony środek trwały został przez jednostkę zakupiony, to rozliczenie nadwyżki inwentaryzacyjnej będzie przebiegało zapisem:

Przykład

Środek trwały został otrzymany jako rzeczowa darowizna

I. Założenia:

Podczas inwentaryzacji ujawniono środek trwały, który nie był objęty ewidencją bilansową. W trakcie postępowania wyjaśniającego ustalono, że środek ten otrzymano jako darowiznę rzeczową. Jednostka nie posiada dokumentacji potwierdzającej ten fakt. Ujawniony środek trwały wyceniono na kwotę: 4.500 zł (wartość rynkowa).

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Niedobory środków trwałych mogą być zawinione i niezawinione. Niedobory uznane za zawinione i zakwalifikowane do dochodzenia od osób za nie odpowiedzialnych stają się roszczeniami i podlegają przeksięgowaniu z konta 24-1 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek", na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". W przypadku gdy kwota dodatkowego roszczenia przewyższa wartość bilansową środka trwałego, różnicę odnosi się na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Z kolei wartość niedoboru środka trwałego, który został uznany za niezawiniony, spisuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

Przykład

Niedobór środka trwałego uznany za niezawiniony

I. Założenia:

Podczas spisu z natury stwierdzono niedobór środka trwałego. Wartość początkowa tego środka trwałego wynosiła: 4.500 zł, a jego umorzenie: 2.800 zł. Niedobór został uznany za niezawiniony.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: