Cel przeprowadzenia inwentaryzacji

W świetle przepisów ustawy o rachunkowości, rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki mają również obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Z zasady tej pośrednio wynika obligatoryjność przeprowadzania inwentaryzacji, ponieważ prezentowane dane w sprawozdaniach finansowych mogą być wiarygodne tylko wtedy, gdy dane księgowe zostały skonfrontowane ze stanem faktycznym. Dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku i wyjaśnieniu wynikłych różnic inwentaryzacyjnych, ewidencję księgową można uznać za prawidłową, a dane zawarte w sprawozdaniu finansowym za rzetelnie odzwierciedlające rzeczywistość. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, regulujących jednocześnie zasady i terminy jej przeprowadzenia.

Inwentaryzacja stanowi ogół czynności, których celem jest:

• ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki, co warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego,
   
• ocena zgodności stanów rzeczywistych uzyskanych podczas inwentaryzacji ze stanem wykazanym w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki),
   
• wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym stworzenie podstaw do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki,
   
• ocena stanu jakościowego i przydatności gospodarczej składników aktywów,
   
• przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami.

Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie aktywa i pasywa jednostki, tj. składniki wykazywane w jej bilansie, a ponadto pewne składniki nieujmowane w bilansie, np. wykazywane jedynie ilościowo, umorzone w 100%, będące własnością innych jednostek (nie dotyczy to jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania), ewentualne zobowiązania warunkowe (udzielone gwarancje, poręczenia, zastawy, wpisy hipoteczne itp.).

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów. Czynnikiem decydującym o prawidłowym przeprowadzeniu inwentaryzacji jest jej właściwe przygotowanie. W procesie przygotowania do przeprowadzenia inwentaryzacji można wyróżnić następujące czynności:

1) wydanie zarządzenia przez kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,

2) powołanie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych do przeprowadzenia inwentaryzacji,

3) określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury,

4) przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, w tym opracowanie:

• harmonogramu inwentaryzacji,
   
• instrukcji inwentaryzacyjnej,
   
• planu sytuacyjnego,

5) przygotowanie do spisu rejonów i pól spisowych,

6) przeprowadzenie instruktażu (szkolenia) osób przeprowadzających inwentaryzację.