Osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg inwentaryzacji

Za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości - również za prawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji - w tym z tytułu nadzoru, odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ww. ustawy, za ich zgodą (por. art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację wchodzi m.in.: powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego, wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: datę przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych), powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu, nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Co ważne, do obowiązków których kierownik jednostki nie może przekazać innej osobie należy przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Przy czym, jak wynika ze wskazań stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, kierownik jednostki może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing). Nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności w zakresie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, a w szczególności od stworzenia warunków umożliwiających poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu.

Inwentaryzacja drogą spisu z natury jest elementem rachunkowości, a jej terminowe i właściwe przeprowadzenie warunkuje rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego. Zadaniem księgowego jest wspomaganie kierownika jednostki w sprawach dotyczących inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury.

Kierownik jednostki powołuje stałą lub do wykonania określonego zadania komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego. Może to nastąpić również wtedy, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu. Funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej może pełnić także kierownik jednostki. W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (np. komisarz spisowy).