Spis zapasów znajdujących się poza jednostką i zapasów obcych

Jak przeprowadzać inwentaryzację zapasów znajdujących się poza jednostką i zapasów będących własnością innych podmiotów? Czy zapasy obce mogą być inwentaryzowane raz na dwa lata?

Zapasy stanowiące własność jednostki, znajdujące się poza jednostką, inwentaryzuje się na podstawie otrzymanych od kontrahentów arkuszy potwierdzających przeprowadzenie ich spisu z natury lub potwierdzeń wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu ilościowego tych zapasów. Zasady uzyskiwania potwierdzeń są analogiczne do stosowanych przy inwentaryzacji należności. W razie braku informacji od kontrahenta inwentaryzację tych zapasów przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (por. pkt 4 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Natomiast zapasy obce będące własnością innych podmiotów, np. nieprzyjęte dostawy, towary przyjęte w komis, sprzedane, lecz nieodebrane towary lub wyroby gotowe, obce opakowania zwrotne, znajdujące się w jednostce inwentaryzuje się również drogą spisu z natury, ale ich spis obejmuje wyłącznie ustalenie stanu ilościowego. Wyniki spisu są przekazywane właścicielowi zapasów (por. pkt 5 ww. stanowiska). Obowiązek spisu z natury zapasów obcych nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (por. art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Co ważne z pkt 61 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów wynika, iż zapasy obce znajdujące się w jednostce podlegają - w myśl art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości - spisowi z natury w tych samych terminach i przy zastosowaniu takich samych czynności spisowych, jak zapasy własne.

Arkusze spisowe zapasów obcych wypełnia się w dwóch egzemplarzach, a dodatkową kopię przekazuje właścicielowi zapasów. Jeżeli jest to zgodne z postanowieniami umowy, to w spisie z natury mogą uczestniczyć pracownicy właściciela zapasów.

Stwierdzenie, że zapasy obce (będące własnością innych podmiotów) znajdujące się w jednostce podlegają spisowi w tych samych terminach co zapasy własne, sugeruje iż objęcie ich ilościową ewidencją pozabilansową umożliwi dokonywanie ich spisu corocznie w terminie mieszczącym się w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, tj. na 3 miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego. Do zapasów obcych nie może być jednak stosowana zasada przeprowadzania spisu z natury raz na dwa lata. Można ją bowiem stosować przy jednoczesnym spełnieniu dwóch warunków, tzn. zapasy muszą znajdować się w strzeżonych składowiskach i muszą być objęte bieżącą ewidencją ilościowo-wartościową (na bilansowych kontach pomocniczych) - por. art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości.