Niedobór zawiniony towarów ujętych w cenach sprzedaży brutto

Prowadzimy sprzedaż detaliczną towarów. W wyniku przeprowadzonej w sklepie inwentaryzacji stwierdziliśmy niedobór towarów. Niedobór uznany został za zawiniony. Jak rozliczyć taki niedobór? Ewidencję towarów prowadzimy w cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen sprzedaży brutto. Co z odchyleniami od tych cen? Czy osobę odpowiedzialną materialnie (pracownika) można obciążyć wartością niedoboru towarów w cenach sprzedaży brutto? Gdzie zaksięgować różnicę między wartością niedoboru według ceny sprzedaży brutto a wartością tego niedoboru według ceny zakupu?

Wszystkie różnice inwentaryzacyjne do czasu ich rozliczenia ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 24-1 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek", osobno ujmując niedobory i nadwyżki w ewidencji analitycznej do tego konta. Dlatego stwierdzony przez jednostkę niedobór towarów księguje się zapisem:

Co ważne, jeśli w jednostce ewidencja zapasów towarów prowadzona jest w stałych cenach ewidencyjnych - stosownie do art. 34 ust. 2 ustawy o rachunkowości - to równocześnie do zaksięgowanego niedoboru trzeba rozliczyć odchylenia przypadające na brakujące składniki.

Niedobory uznane za zawinione i zakwalifikowane do dochodzenia od osób za nie odpowiedzialnych stają się roszczeniami i podlegają przeksięgowaniu z konta 24-1 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" na obciążenie osoby materialnie odpowiedzialnej. Równowartość niedoboru w cenach zakupu (nabycia) należy wówczas przeksięgować na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", zapisem: Wn konto 23-4, Ma konto 24-1.

W przypadku gdy spłata roszczenia przez pracownika nastąpi na rachunek bankowy lub do kasy jednostki, zostanie to zaewidencjonowane w księgach, zapisem:

Jeśli natomiast strony zgodnie ustalą, że uregulowanie tego roszczenia nastąpi poprzez potrącenie z wynagrodzenia, to ewidencja księgowa będzie następująca:

Przykład

I. Założenia:

1. W jednostce zajmującej się sprzedażą detaliczną towarów przeprowadzono spis z natury towarów handlowych. Jednostka prowadzi ewidencję towarów według stałych cen ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen sprzedaży brutto.
    
2. Podczas przeprowadzonego spisu stwierdzono niedobór towarów o wartości w cenie ewidencyjnej: 6.000 zł, w tym:

a) odchylenia z tytułu VAT: 1.122 zł i odchylenia z tytułu marży: 1.000 zł,

b) wartość w cenach zakupu: 6.000 zł - (1.122 zł + 1.000 zł) = 3.878 zł.

3. Ujawniony niedobór uznano za zawiniony. Decyzją kierownika jednostki osobę materialnie odpowiedzialną obciążono niedoborem towarów w cenie sprzedaży brutto w wysokości: 6.000 zł. Pracownik uregulował kwotę roszczenia w kasie jednostki.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Zwracamy uwagę, iż w przypadku stwierdzenia niedoboru zawinionego towarów może istnieć obowiązek korekty VAT naliczonego przy ich zakupie. W księgach rachunkowych korektę takiego VAT można ująć zapisem: