Ewidencja księgowa wynagrodzeń i składek ZUS

Rozpoczęliśmy działalność gospodarczą i zatrudniliśmy pracowników na umowę o pracę. W jaki sposób powinniśmy ewidencjonować wynagrodzenia oraz składki ZUS płacone od wynagrodzeń tych pracowników? Jak ujmować je w sprawozdaniu finansowym sporządzanym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości (rachunek zysków i strat opracujemy w wariancie porównawczym)?

Wartością wynagrodzeń i składek ZUS finansowanych przez pracodawcę obciąża się koszty działalności operacyjnej jednostki. Wynagrodzenia księguje się w kwocie brutto, czyli łącznie z potrącanymi z tego wynagrodzenia składkami na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (oraz zaliczką na podatek dochodowy). Wynagrodzenia można zaksięgować na podstawie listy płac zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia) lub/i konto zespołu 5,

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Potrącenie składek ZUS w części finansowanej przez pracownika (składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotna):

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Składki ZUS w części finansowanej przez zakład pracy ewidencjonuje się w korespondencji z kontem rozrachunkowym z ZUS. W księgach rachunkowych wartość tych składek można zaksięgować w oparciu o listę płac lub dowód PK zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub/i konto zespołu 5,

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

W księgach rachunkowych koszty wynagrodzeń oraz składek ZUS należy ujmować w okresie, którego dotyczą, bez względu na faktyczny termin ich zapłaty.

W porównawczym rachunku zysków i strat sporządzanym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości wartość wynagrodzeń podlega wykazaniu w pozycji B.V "Wynagrodzenia", a wartość składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz składek na FP i FGŚP w pozycji B.VI "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia - w tym emerytalne". Aby ułatwić sporządzenie tego rachunku, wskazane jest wyodrębnić wartość składek w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia). Na koncie tym nie księguje się wówczas w jednej kwocie wszystkich składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, lecz wyodrębnia osobno przynajmniej wartość składek na ubezpieczenie emerytalne. Przykładowo można w analityce wyodrębnić konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia - składka emerytalna) i konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia - pozostałe składki). Można również dokonać bardziej szczegółowego wydzielenia poszczególnych składek ZUS i ujmować je w analityce odrębnie w zależności od rodzaju ubezpieczenia, np. osobno składka emerytalna, składki rentowe, składka wypadkowa, składki na FP i FGŚP (przykład). Decyzja w tej kwestii należy do kierownika jednostki.

Przykład Założenia Wynagrodzenie brutto pracownika za sierpień 2017 r. według listy płac wyniosło 4.000 zł. Z wynagrodzenia tego potrącono następujące kwoty: a) składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika (13,71%): 548,40 zł, b) składkę na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 310,64 zł, c) zaliczkę na podatek dochodowy: 287,00 zł. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz FP i FGŚP wyniosły 824,40 zł, w tym: a) emerytalna 9,76%: 390,40 zł, b) rentowe 6,5%: 260,00 zł, c) wypadkowa 1,80%: 72,00 zł, d) na FP 2,45% i FGŚP 0,10%: 102,00 zł. Wynagrodzenie to zostało wypłacone w dniu 31 sierpnia 2017 r., a składki do ZUS opłacone w dniu 15 września 2017 r.   Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym i sporządza porównawczy rachunek zysków i strat według wzoru zawartego w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Lista płac za sierpień 2017 r.:       a) wynagrodzenie brutto 4.000,00 zł 40 23-0    b) potrącenie składek ZUS: (548,40 zł + 310,64 zł) 859,04 zł 23-0 22    c) potrącenie zaliczki na podatek dochodowy 287,00 zł 23-0 22 2. PK - zarachowanie składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę:             a) emerytalna 390,40 zł 40    b) rentowe 260,00 zł 40    c) wypadkowa 72,00 zł 40    d) FP i FGŚP 102,00 zł 40    e) łącznie 824,40 zł 22 3. WB - wypłata pracownikowi w dniu 31 sierpnia br. wynagrodzenia w kwocie netto: 2.853,96 zł 23-0 13-0 4. WB - wpłata pod datą 15 września 2017 r. składek do ZUS: (859,04 zł + 824,40 zł) 1.683,44 zł 22 13-0 Księgowania Prezentacja w porównawczym rachunku zysków i strat (fragment) Wyszczególnienie Kwota w złotych B. Koszty działalności operacyjnej 4.824,40 (...) V. Wynagrodzenia 4.000,00 VI. Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, w tym: 824,40 - emerytalne 390,40