Koszty bilansowe na przełomie roku

Nasza spółka nie sporządziła jeszcze sprawozdania finansowego za 2017 r. Czy możemy wprowadzić do ksiąg rachunkowych koszty usług obcych wykonanych w grudniu 2017 r., za które otrzymaliśmy faktury w styczniu 2018 r.?

Przy sporządzaniu sprawozdania finansowego za 2017 r. trzeba pamiętać m.in. o konieczności wprowadzenia do ksiąg 2017 r. w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, jakie wystąpiły w tym okresie sprawozdawczym, a także stosowaniu zasady memoriału. Zgodnie z tą zasadą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i związane z nimi koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to obowiązek zaewidencjonowania w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie dotyczą danego roku. W przypadku sprawozdania finansowego i ksiąg rachunkowych za 2017 r. trzeba w nich ująć wszelkie koszty odnoszące się do 2017 r., niezależnie od tego, czy zostały w 2017 r. zafakturowane lub notyfikowane jednostce przez jej kontrahentów oraz czy zostały w 2017 r. przez nią zapłacone.

Wśród kosztów, które najczęściej występują na przełomie roku, można wyróżnić m.in.:

a) należne pracownikom wynagrodzenia za grudzień danego roku (lub premie roczne za ten rok), których wypłata zgodnie z obowiązującymi w jednostce przepisami prawa przypada na styczeń lub inny miesiąc roku następnego,

b) usługi obce wykonane na rzecz jednostki w grudniu danego roku, które zostały zafakturowane przez kontrahenta w styczniu roku następnego (są to przykładowo koszty mediów),

c) odsetki od kredytów dotyczące danego roku obrotowego, których termin zapłaty jeszcze nie zapadł (bank pobierze je w roku następnym).

Jednostki mają czas na sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. W podmiotach, w których dzień bilansowy przypadał 31 grudnia 2017 r., sprawozdanie finansowe za 2017 r. musi być gotowe najpóźniej 31 marca 2018 r. Jeśli w I kwartale 2018 r., tj. do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego za 2017 r., w jednostkach tych zostaną ujawnione koszty dotyczące 2017 r., to trzeba wprowadzić je do ksiąg rachunkowych za 2017 r.

Trzeba pamiętać, że w sytuacji gdy po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2017 r., ale przed jego zatwierdzeniem (tj. przed dniem 30 czerwca 2018 r.), jednostka uzyska informacje o kosztach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie lub powodują, że założenie kontynuacji jej działalności nie jest zasadne, wystąpi obowiązek korekty tego sprawozdania i przeprowadzenia odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych 2017 r. Jednostka będzie również zobligowana powiadomić o zmianie sprawozdania finansowego biegłego rewidenta, który to sprawozdanie bada lub zbadał.